一个案例,教你搞定99%的人都不会的“邮件合并”功能

发布网友发布时间：2024-10-05 15:49

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热心网友时间：2024-12-05 12:46

在工作中，面对批量重复性任务，借助Excel与Word的“邮件合并”功能，可以实现高效处理。例如，为公司员工的纸质档案袋批量制作标签。仅需将花名册内容填充至每个标签，无需逐一手动撰写，大幅提高工作效率。具体操作如下：

一、理解邮件合并概念与应用

邮件合并功能最初用于批量处理邮件文档，通过在固定内容中合并与收件人相关数据，生成个性化邮件文档。同样适用于批量制作标签、工资条等文档，显著提升工作效率。

二、批量制作档案标签步骤

1. 利用Word建立档案标签空白模板

2. 执行邮件合并

首先，建立标签表，通过Word菜单选择“邮件”、“开始邮件合并”、“选择收件人”、“使用现有列表”，导入花名册Excel文件。如果文件有多张表，请确认选择含有花名册的那一张。操作后，Word界面无明显变化。

3. 插入花名册字段至标签对应位置

将光标置于标签姓名字段后，点击“邮件”、“插入合并域”，选择“姓名”字段，依此类推，插入性别、出生年月、籍贯等其他字段。

4. 选择邮件合并方式

以目录方式执行邮件合并，确保所有信息准确无误。

5. 完成邮件合并

执行“邮件”、“完成并合并”、“编辑单个文档”、“全部”操作，生成所有人员档案标签。

如需打印与裁剪，请在标签下多预留一行空白，便于后续操作。

邮件合并的关键技巧在于批量发送邮件，需额外创建邮箱地址字段。这一技能留待您自行探索。

借助“邮件合并”功能，批量处理任务变得轻松高效，助力工作流程优化。