员工工作量安排不合理?老是调整导致工作混乱?请看工作分析概述
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发布时间：2022-11-01 11:03
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时间：2023-10-19 12:54
工作分析概述
在员工招聘和管理方面，管理者常会产生这些困惑：为什么有的员工工作量特别大，似乎怎么也忙不完，而有的员工却似乎没什么事干，总是暗暗地偷懒？为什么员工的工作会产生重叠，对工作进行奖励时，大家蜂拥而上，当工作出了问题后，每个人都躲得远远的？为什么企业总是招聘不到理想的员工？……
之所以企业的运行会遭遇上述问题，根本原因便在于企业没有工作分析，或者没有正确行使工作分析这种管理职能。
工作分析的提出与应用便是为了化解上面的那些困惑。一个组织的正常运转需要有特定的人及时完成特定的工作保障。工作分析就是通过对特定工作的任务、性质、价值的研究分析，确定何种条件的员工适合该岗位工作，以及该岗位的工作责任、权利、任职资格等内容的管理活动。
简单地说，工作分析就是对如下七个问题和四个方面信息的分析求证：
七个问题：
（1）雇佣谁（who）。
（2）做什么（what）。
（3）何时（when）。
（4）在哪里（where）。
（5）如何（how）。
（6）为什么（why）。
（7）为谁（for whom）。
四个方面的信息：
（1）工作名称分析：对工作特征的揭示与概括，名称的选择与表达。
（2）工作内容分析：对工作任务、工作责任、工作关系与工作强度等事项的分析。
（3）工作环境分析：对物理环境、安全环境、社会环境的分析。
（4）工作条件分析：对胜任该职位所必备的知识、必备的经验、必备的操作技能与必备的心理素质的分析。
当对上面的七个问题和四个方面的信息明晰后，关于工作分析的最终结果主要有如下四种形式：
（1）工作描述：对工作环境、工作要素及其结构关系等相关资料的记录和说明。
（2）工作说明书：界定了岗位或职位的工作职责。
（3）资格说明书：也称工作规范，主要说明了任职资格和相关素质要求。
（4）职务说明书：完整说明了相关岗位概况、工作职责及其任职资格。
二、工作分析对绩效管理的意义
工作分析对于企业很多管理活动都是必不可少的，如人员招聘、员工培训、薪酬设计等，单就绩效考核而言，工作分析也是不可缺少的前提工作。这是因为工作分析对绩效考核具有如下重要性。
1．通过工作分析，可以明确企业各个岗位的岗位职责和任职条件
如何衡量员工的工作，标准取决于员工的岗位职责，所以只有明确了岗位职责，才能具体评价员工的工作表现处于何种水平。
2．岗位职责是设定绩效指标的基础
对一个岗位任职者进行绩效管理，要确定该岗位的关键业绩考核指标，关键业绩指标在一定程度上取决于员工的岗位职责，所以只有明晰了员工的岗位职责，以此为基础制定的关键绩效指标才具有价值。
3．职位特点决定了绩效考评的方式、绩效考评周期、绩效考核内容等一系列绩效管理构成因素
绩效管理构成因素包括考核周期、绩效考核者、信息来源、绩效考核内容等。考核周期指的是多长时间评估一次，有的岗位工作成果在比较短的时间内就可以表现出来，如生产工人、职位比较低的岗位人员等，考核应该选择较短的周期，如月度考核；有些岗位工作成果在短时间内体现不出来，如中高层管理人员、技术研发人员，考核应该选择较长的周期，如季度、年度考核。绩效考核者指的是由谁来进行考核，有的岗位是由管理者下达任务指标并对任务完成情况负责，那么该岗位任职者的工作绩效就应该主要有该主管来进行考核；有的岗位工作性质主要与客户打交道，那么对该岗位任职者的考核应该考虑客户的满意度而不仅仅是直线主管的考核。信息来源指的是绩效评估的信息由谁收集、如何收集的问题。绩效考核内容指的是考核哪些方面，如能力指标、态度指标、关键业绩指标等。
三、工作分析的程序
工作分析是一项技术性很强的工作，需要做周密的准备，同时还需具有与组织人事管理活动相匹配的科学的、合理的操作程序。工作分析的具体程序如下。
1．准备阶段
由于工作分析人员在进行分析时，要与各工作现场或员工接触。所以，分析人员应该事先做好准备工作，准备好分析工作所需的书面资料。同时，工作分析人员还有必要与部门主管做好沟通工作，以便于工作的开展。在准备阶段，工作分析人员至少需要完善如下五项工作：
（1）建立工作分析小组。小组成员通常由分析专家构成。所谓分析专家，是指具有分析专长，并对组织结构及组织内各项工作有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后，赋予他们进行分析活动的权限，以保证分析工作的协调和顺利进行。
（2）明确工作分析的总目标、总任务。根据总目标、总任务，对企业现状进行初步了解，掌握各种数据和资料。
（3）明确工作分析的目的。工作分析的侧重点因目标导向的变化而不同（见表4-4），为了使工作分析更有针对性，应首先建立工作分析的目标导向，即指明确规定工作分析的具体目标及其成果的具体用途，以此作为构建整体职位分析系统的依据。
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（4）明确分析对象。为保证分析结果的正确性，应该选择有代表性、典型性的工作。
（5）建立良好的工作关系。为了搞好工作分析，还应做好员工的心理准备工作，建立起友好的合作关系。
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2．计划阶段
分析人员为使研究工作迅速有效，应制订一个执行计划。同时，要求管理部门提供有关的信息。无论这些信息来源与种类如何，分析人员应将其予以编排，也可用图表方式表示。这一阶段包括以下几项内容：
（1）选择信息来源。关于信息来源的选择，应该遵守确保信息的可靠性和完整性的原则。一般而言，信息的提供者有如下几个方面：①工作执行者。②组织现有的各种文字资料。③工作执行者的上级。④培训部门。⑤工作执行者的下属。⑥客户。⑦工作分析专家。
工作分析人员在选择信息的来源时应注意：①不同层次的信息提供者提供的信息存在不同程度的差别。②工作分析人员应站在客观公正的角度听取不同的信息，不要事先存有偏见。③使用各种职业信息文件时，要结合实际，不可照搬照抄。
（2）选择收集信息的方法和系统。工作分析人员根据企业的实际情况灵活选择信息收集的方法和适用的分析信息系统。
3．分析阶段
工作分析是收集、分析、综合关于某个工作信息的过程。也就是说该阶段包括信息的收集、分析、综合三个相关活动，是整个工作分析过程的核心部分。
（1）工作名称。名称必须明确，使人看到工作名称，就可以大致了解工作内容。如果该工作已完成了工作评价，在工资上已有固定的等级，则名称上可加上等级。
（2）雇佣人员数目。同一工作所雇佣工作人员的数目和性别，应予以记录。如雇佣人员数目经常变动，其变动范围英语已说明，若所雇人员是轮班使用，或分于两个以上工作单位，也应分别说明，由此可了解工作的负荷量及人力配置情况。
（3）工作单位。工作单位是显示工作所在的单位及其上下左右的关系，也就是说明工作的组织位置。
（4）职责。所谓职责，就是这项工作的权限和责任有多大，主要包括以下几方面：①对原材料和产品的职责。②对机械设备的职责。③对工作程序的职责。④对其他人员的工作职责。⑤对其他人员合作的职责。⑥对其他人员安全的职责。分析人员应尽量采用“量”来确定季节是某一工作所有职责的情况。
（5）工作知识。工作是为*完成某项工作，工作人员应具备的实际知识。这种知识应包括任用后为执行其工作任务，所需获得的知识，以及任用前已具备的知识。
（6）智力要求。智力要求指在执行过程中所需运用的智力，包括判断、决策、警觉、主动、积极、反应、适应等。
（7）熟练及精确度。该因素适用于需用手工操作的工作，虽然熟练程度不能用“量”来衡量，但熟练与精确度关系密切，在很多情况下，工作的精确度可用允许的误差加以说明。
（8）机械设备工具。在从事工作时，所需使用的各种机械、设备、工具等，其名称、性能、用途，均应记录。
（9）经验。工作是否需要经验，如有需要则以何种经验为主，其程度如何。
（10）教育与训练。包括：①内部训练：是由雇主所给予的训练，无论是否在本企业中举行，只要该训练是为企业中某一专门工作而开办的。②职业训练：由私人或职业学校所进行的训练。其目的在于发展普通或特种技能，并非为任何企业现有某一特种工作而训练。③技术训练：指在中学以上含有技术性的训练。④一般教育：指所接受的大、中、小学教育。
（11）身体要求。有些工作必须站立、弯腰、半蹲、跪下、旋转等消耗体力的要求，应加以记录并作具体说明。
（12）工作环境。包括室内、室外、湿度、宽窄、温度、震动、油渍、噪声、光度、灰尘、突变等，各有关项目都需要做具体的说明。
（13）与其他工作的关系。表明该工作与同机构中其他工作的关系，由此可表示工作升迁及调职的关系。
（14）工作时间与轮班。该项工作的时间、工作的天数、轮班次数、长度都是雇用时的重要信息，均应予以说明。
（15）工作人员特性。即指执行工作的主要能力，包括手、指、腿、臂的力量及灵巧程度、感觉辨别能力、记忆、计算及表达能力。
（16）选任方法。此项工作应用何种选任方法也应加以说明。
总之，工作分析的项目很多，凡是一切与工作有关的资料均在分析的范围之内，分析人员可视不同的目的，全部予以分析，也可选择其中必要的项目予以分析。
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4．描述阶段
仅仅研究分析一组工作，并未完成工作分析，分析人员必须将获得的信息予以整理并写出报告。通常工作分析所获得信息以下列方式整理：
（1）文字说明。将工作分析所获得的资料以文字说明的方式表述和描述，列举工作名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。
（2）工作列表及问卷。工作列表是把工作加以分析，以工作的内容及活动分项排列，由实际从事工作的人员加以评判。或填写分析所需时间及发生次数，已了解工作内容。列表或问卷只是处理形式不同而已。
（3）活动分析。该分析实质上就是作业分析。通常是把工作的活动按工作系统与作业顺序一一列举，然后根据每一作业进一步加以详细分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有工作加以分析，所的资料作为教育及训练的参考。
（4）决定因素法。该种方法是把完成某项工作的几项最重要行为加以列表，该项“需要性”在积极方面说明工作本身特别需要的因素，在消极方面说明亟待排除的因素。
至于工作分析的报告，其编排应该根据分析的目的加以选择，以简短、清晰的字句，撰成说明式的报告初稿，送交有关主管和分管人员，获取补充建议后，再予以修正定稿。
5．运用阶段
此阶段是对工作分析的验证，只有通过实际的检验，工作分析才具有可行性和有效性，才能不断适应外部环境的变化，从而不断地完善工作分析的运行程序。此阶段的工作主要有两部分：
其一，培训工作分析的运用人员。这些人员在很大程度上影响着分析程序运行的准确性、运行速度及费用，因此，培训运用人员可以增强管理活动的科学性和规范性。
其二，制定各种具体的应用文件。
6．运行控制
控制活动贯穿于工作分析的始终，是一个不断调整的过程。随着时间的推移，任何事物都在变化，工作也不例外。组织的生产经营活动是不断变化的，这些变化会直接或间接的引起组织分工协作*发生相应的调整，从而也相应地引起工作的变化。因此，一项工作要有成效，就必须因人制宜地做些改变。此外，工作分析文件的适用性只有通过反馈才能得到确认，并根据反馈修改其中不适应的部分。所以，控制活动是工作分析中的一项长期的重要活动。
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