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电子档案管理系统系统功能

发布网友 发布时间:2024-10-16 23:34

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热心网友 时间:2024-11-04 23:06

电子档案管理系统具备强大的功能,旨在为企事业单位提供高效文档管理。首先,系统集中存储海量文档,构建统一的文档共享平台,支持树形目录结构,用户可根据需要无限创建文件夹和子文件夹,自定义排序规则,确保内部成员安全共享文件并轻松访问。

文档管理方面,系统支持按照标题、大小、日期或上传者进行排序,提供列表模式和缩略图模式两种显示选择,使得查找文件变得快捷。E6的全文搜索引擎,如E6全文搜索及高级搜索引擎,能精准快速地定位到所需资料。

系统内置文档编辑器,用户可以直接在浏览器中创建、阅读和编辑Office文件,无需下载或安装额外软件,方便日常操作。同时,支持批量上传和压缩包导入,包括Office文档、PDF、图片、音视频和图纸等,简化资料存储和管理过程。

版本管理是E6的重要特性,文档支持多版本,避免使用错误版本,并允许查看、回退和下载历史版本。系统提供的自动编号功能,通过变量组合,灵活定制编号规则,便于文档管理。

文档审计跟踪功能详细记录文件操作过程,包括操作人、时间等信息,便于全面掌握文件操作动态。Office文件的集成无缝,直接在系统中创建、编辑各类文档,如Word、Excel等,提升工作效率。

系统还提供了锁定保护,确保文档安全,文档作者和管理用户可以锁定文档,避免随意修改。另外,文档链接功能支持文档共享和查阅,简化了文档查找和协同工作的过程。

规则应用和权限管理相结合,实现文档的规范化管理和自动化审批,细致控制用户的各项操作权限。文件存储加密保障企业数据的安全,模板管理则支持创建标准化文档命名规则。

系统支持借阅管理,公共和个人文档可进行借阅控制,借阅过程有即时消息通知,到期后自动收回。多媒体查看器功能则支持预览和管理各种格式的多媒体内容,如图片、音频和视频。

尤其针对工程建筑行业,E6支持多种CAD图纸格式在线预览和管理,节省预览和审核时间。同时,系统还支持纸质文档的电子化管理,方便存储和查找,减少纸质文档管理的复杂性与成本。

最后,E6与Office的无缝集成使得系统操作与本地操作无异,无论是个人使用还是团队协作,都能快速上手,提高工作效率。
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