OA系统如何实现组织采购全流程的精准管理
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发布时间：2022-04-21 15:47
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热心网友
时间：2023-08-29 16:01
OA是自动化办公软件的一种简称.实现采购全流程的精准管理需要有完善的采购管理办法,以及软硬件的支撑.软件系统残次不齐,品牌质量各有不同,但针对采购系统的,我个人觉得ERP(台湾鼎鑫,*金蝶,用友均可,只是后者在财务模块上较有优势)如果你已经有采购软件模块,建议可以依据现有采购管理办法,自定义采购流程.(简要如下:)
需求部门采购需求(提出人,审批人,核准人)系统中生成需求信息
采购部接到审核后采购需求,核对需求信息与需求用途.
采购询价单(将采购需求信息转外部信息发出询价)
比价议价(依据供应商提供报价单做比价议价过程)
将最终议价后价格提供给需求部门以及采购主管签名审核.
最后审批后的单价为系统采购订单正式价格,成为系统订单.
备注:ISO 管理办法中采购流程有更详细的过程介绍,可供参考.
热心网友
时间：2023-08-29 16:01
高效、高质、规范的集中采购平台，能够协同内部采购人员和外部供应商，实现全程电子化招投标、采购、签约等，减少数据重复录入，降低成本、提高采购效率。
采购管理：全程电子化VS纸质/半电子化
过去：采购类型多，信息分散；供应商管理混乱；邮件邀标无法保证公平；文件签署工作量大。
现在：集中化采购，一键发起；供应商内外协同；招投标线上完成，透明度高；文件全程线上签署。
由此可见，全程电子化集中采购平台已成为趋势！
OA采购管理平台助力企业建立统一的集中采购管理平台，从供应商准入、采购需求申请、采购计划、采购招投标到合同签订、采购订单、对账付款的全程电子化管理，并且融入供应商数字身份认证的管理、资信风险预警以及电子签章等功能，提升效率以及防范风险。
全程电子化采购管理功能亮点
一、一站式的采购门户，满足不同岗位需求的工作界面
OA系统根据不同用户的岗位角色，形成各具岗位特色的采购管理工作中心，为采购、法务、财务、外部用户（供应商）等提供一站式的采购门户。实时推送相关的工作内容，实现一站式的采购工作处理，相关信息自动聚集在门户，打破原先的人找事的状态，提升办理效率。其中：
采购人员：提供代办信息、采购招标、采购订单、采购合同、供应商风险等信息快捷入口。
法务人员：审批中的合同合规审查，尤其是合同文本风险以及合规风险。
财务人员：采购合同的执行和履约，包括采购合同审批、采购付款审批。
供应商：采购信息发布和采购招投标互动，采购合同、采购订单和发货通知、对账付款跟踪的一站式体验。
二、供应商信息统一管理，内外协同
1、供应商企业电子身份认证
为了规范供应商信息管理，泛微实现供应商准入评估以及资质认证的一体化，实现企业电子身份认证，真正实现对供应商的合法身份验证，实现供应商信息与主数据的集成。
2、内外打通的供应商门户
OA系统通过平台注册、邀请的形式，将供应商加入到公司的采购体系中来。实现与供应商采购需求寻源、投标应标、询价比价、采购合同签署、订单通知及对账付款等采购业务的内外协同。
3、供应商风险管理
为了规范供应商管理，供应商基本信息与ERP系统集成，实现供应商主数据的同步。
同时，通过与第三方资信平台（启信宝）对接，自动识别供应商风险，并推送至门户；实时获取供应商的工商信息、经营异常、行政处罚、诉讼等信息，实时提醒与预警供应商风险。
三、招投标全程电子化
1、采购需求同步
采购需求包含两个来源：
①各业务部门发起的采购申请单；
②同步ERP采购需求和计划。
采购管理同步ERP采购需求和计划，自动发起相关的审批事项。在采购需求列表中，可以全面跟踪采购进展。采购业务人员可以便捷地跟踪采购的进展和状态，一键发起采购预案。
2、招投标全程电子化
OA系统实现从采购需求提出、采购计划、采购招标公告发布、招标询报价、中标通知签发的全过程电子化管理。
首先发起采购计划时，确定采购方式、供应商资格、期望采购完成时间等内容，审批通过后，业务人员可以发起采购招标。并且在招标公告、招标文件、询价报价、定标、中标通知签发等环节中实现了与电子签章整合。
四、采购合同全程电子化
OA系统将采购合同与合同管理对接，实现采购合同在线拟稿、审批、通知供应商签署、在线签订以及分类归档的全程电子化。
同时供应商可以在供应商门户中实现在线合同签署，实现合同流程的内外协同，提高合同流转和签署效率。
五、多系统集成，采购信息一体化管理
1、采购同步订单
OA系统通过与ERP对接，实时同步ERP采购信息，自动在OA系统里生成采购订单。采购订单一生成，即刻提醒供应商，能够快速在线发布订单与在线签约。
2、采购对账管理
通过与财务系统集成，实现供应商的“三单”（订单、送货单、入库单）的对账匹配，自动生成对账单，在线通知供应商对账付款，提升与供应商的对账效率。
3、采购付款管理
通过打通采购与财务、预算系统，实现采购付款流程与预算管控对接，在采购流程中做到事前的预算与资金的管控。
六、*度采购分析报表
OA系统可提供各类采购管理统计与分析报表，支持数据钻取和自定义的报表构建能力，实现采购分析、招标分析、合同分析、采购订单分析等。
七、采购业务移动端办理
全面移动化能力，让所有采购业务均可通过手机端完成。供应商通过移动端可以实时查看商机、签订合同、查看订单、对账付款等信息；采购业务人员通过移动端可审批供应商信息、采购申请、执行采购业务、跟踪采购订单等。
全程电子化采购管理价值
1、实现从供应商准入、采购需求、采购计划、采购招标、采购合同签署、采购订单到采购对账付款的全生命周期管理。
2、提供了一站式的供应商门户，实现采购过程的内外协同。融入了身份认证以及电子签约，帮助企业规避物理印章的使用风险，并且可以打通外部，实现采购的全程电子化。
3、通过智能化的技术，实现智能模板套用、智能审批助手、资信管理、智能风险提醒及预警等一系列便捷功能。
