请教:采购的管理制度
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发布时间：2022-04-24 05:57
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时间：2022-07-20 06:45
选择合格供应商，以确保所提供之原物料、委外加工、外运公司等符合既定要求，确保采购作业顺利进行。
2 范围
2.1原物料、委外加工供应商之调查、评估、采购选择、登记与考核作业。
2.2设备及设备各部件供应商之调查、评估、采购选择、登记与考核作业。
2.3适用于原物料、辅助物料、配件、版辊、委外加工之半成品及成品、仪器及其他的采购。
2.4外运公司之考核作业。
3 职责
3.1原物料供应商调查、采购选择、登记与考核：企管部采购单位。
3.2委外加工供应商调查、采购选择、登记与考核：生产部。
3.3设备及各部件供应商调查、采购选择、登记与考核：生产部。
3.4外运公司调查、采购选择、登记与考核：采购单位。
3.5辅助物料、零配件、设备仪器等采购：采购单位
3.6样品检验：技术部门。
3.7实地评估：评估小组。
3.8供应商、委外加工商、外运公司之核准与取消：总经理。
3.9品质考核：品保单位。
3.10请购单位：需求单位。
4 程序
4.1流程：调查/申请—评估—核准—登记—采购—考核—管理。
4.2调查/申请作业
A）适合下列条件之一者，可由采购单位提出合格厂商申请，统一造册于《合格供应商名册》送单位主管审核，总经理核准。
（1） 本程序发行前交易三个月以上之原有供应厂商，
（2） 客户指定使用材料之供应商。
（3） 卖方为独占或寡占市场者。
（4） 由采购科、技术部开发并经技术部鉴定，可批量采购的供应商。
B）采购权责方视需要可向供应商索取之资料
（1）提供三证：营业执照、税务登记证、卫生许可证（备选）、生产许可证（备选）。
（2）填写《供应商调查表》。
（3）提供样品（备选）。
（4）提供ISO评估通过的证书（备选）及其他相关文件。
（5）提供其他用户情况反馈（备选）。
4.3评估作业
A）样品试用评估
（1）须样品试用时，技术部提供检验标准等品质要求，通知供方提供样品。
（2）收到供方样品后，由采购科填写《委托实验申请单》，由技术部进行实验。
（3）样品试用报告由技术部存档备查，并知会采购。样品合格，可列入合格供应商名册并进行小批量采购。样品若不合格，由采购科决定是否再送样。
B）实地评估
（1）当出现品质、交期异常等影响正常供货，或计划性列入长期配合厂商时，由部主管决定是否要实地评估。
（2）建立评估表，以确认评估后之相关决定。
4.4核准登记
经总经理核准之供应商登记于《合格供应商名册》，以作为执行依据。
4.5采购作业
A）作业流程图（如附件1）
B）《原物料请购单》接收处理
采购科接资材组《原物料请购单》，依请购品名、规格、数量、交期等进行初步核对。
C）进行询价、比价、议价作业
（1）新增供应厂商
采购权责方向供方询价，并作比较和议价，进入《采购单》处理阶段。
（2）原供应厂商
由采购权责方向原固定供方直接议价，进入《采购单》处理阶段。
D）《采购单》处理、核发
＃采购权责方确定供方后开出《采购单》，并按单据要求将各联交由相关单位作收料、稽核、结付用。
＃采购单呈权责主管审核，审核无误后依本公司核决权限逐级审批，核准后通知供方。
E）交期管制、变更
若供应商未能依据约定交货，采购权责方、生产部协商后与供方商定另一交期或取消，采购方在《供应商季考核表》中记录，作为厂商考核资料。
F）若本厂或客方代表有需要派品管或验货人员到厂商地验货时，由采购权责方协调，厂商同意验收方法后，
叙述于采购单上。
G）紧急采购
若发生生产急需或供应商突然无法交货等情况时，采购权责方可向非合格供应商采购，在采购单上注明，并通知技术部，技术部作全面物性检测及使用跟踪。
H）采购原物料的接受标准
建立原物料检验标准发放记录，确保厂家按最新的检验标准交货。
4.6供应商、委外加工商、外运公司之考核
A）考核项目及评分
迟交：-1
供应商数量不符（正负10%以上）、承运商货物遗失：-1
供应物包装不符、承运商损坏外包装：-1
小单、急单配合：+1
价格配合：+1
其他：视实际情况定夺
品质：由品保科提供《质量季考核表》
B）考核执行
供应商考核由采购科执行；
委外加工商考核由生产部执行；
外运公司考核由行政部执行。
4.7奖惩
供应商、委外加工商、承运商季考核奖惩
A）增加订单：
1月内无扣分项，品质分80分以上者；
1月内加分项3项以上，扣分项1项，品质分80分以上者；
B）继续支持：
1月内扣分在3项以内，品质分60分以上者；
1月内无扣分项，无加分项，品质分60分以上者；
C）须提出书面改进方案：
1月内扣分项大于3项者；品质分低于60分者；
D）取消合格供应商资格：
连续两季在（3）所列类者，或结果给公司带来严重后果；
擅自改变生产工艺，或产品与检验标准严重不符者；
3年以上未下订单者；
4.8每季第一个月10日前，由各负责单位作好考核，并汇总于采购权责单位。
5 记录
5．1《采购供应商调查表》
5．2《原物料请购单》
5．3《原物料检验标准发放记录》
5．4《全格供应商名册》
5．5《委托实验申请单》
5．6《供应商考核表》
5．7《委外加工商季考核表》
5．8《外运厂商季考核表》
5．9《实地评估表》
采购管理制度
一、 采购计划管理
（一）、各部门要在每月26日之前做好下一个月的物资需求计划，经部门主管核批后，报总经办呈总经理批准。
（二）、各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的生产线或设备修理、物资需求计划，亦经部门主管核批后，报总经办汇总，由总经办报呈总经理批准。
（三）、对于比较重要、且需求量较大的物资，无论是否已报月度计划、季度计划或年度计划，还应至少在使用日之前一个月再次上报采购部准备。以期既能保证生产正常、稳定进行，又能避免因资金积压而造成公司资金流的困扰。
（四）、各部门在填报物资使用计划时，要持勤俭节约、严谨计划之宗旨，仔细核算，不得虚报、乱填；各级主管要认真核实、签批，并能承担相应责任。
（五）、对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持部门主管核批后的〈材料领用单〉与仓库相应的物资管理员取得联系，以便及时备货、保证使用。
（六）、严禁当日使用，当日采购。
二、 资采购管理
（一）、由总经办将由总经理批准的计划书下达给采购供应部。
（二）、物资管理员持计划书或临时采购计划逐一核对库存，然后根据计划与库存情况，填写〈请购单〉，供应主管核签后转采购供应主管（附请购单）。
（三）、比价管理
1、 采购员在采购物资时对同一种商品应至少比价三家以上。
2、 采购员通过电话、传真、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。
3、 采购员要如实、认真、工整、逐项填写比价表，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“说明”栏内注明。
4、 采购员将比价结果，连同书面分析报告即时随时转交核价员核价。
5、 核价员对所上交的比价表通过电话、传真、E—mail、走访等形式逐一进行核实、审查、确认。如发现弄虚作假、营私舞弊的，立即报告总经理，并对采购员处以严厉处罚，情节严重的予以辞退。
6、 核价员对比价表核价、审查完毕后签字确认，呈总经理审核批准后复印一份交采购主管。原件整理存档。
（四）、招标/竞价
1、 对生产原料、燃料等用量较大的物资应实行集中招标/竞价采购
2、 招标/竞价之前应事先做好准备，以海报、广播、电台、报纸广告等方式公示。参与竞价单位不得少于3家，否则无效。
3、 招标/竞价前应至少提前2日通知参与单位，告知确切的时间、地点和其他相关事宜。（招标/竞价程序、方式另行发布）
（五）、采购
1、 采购员依据核价结果和需求计划，如实填写〈请购单〉、提交备用金计划，并经采购部主管核签、总经理核签后，办理领取支票/汇票/现金手续，并安排采购。
2、 采购员必须按计划采购，不准擅自采购或盲目采购。
3、 对用量不大、临时需要的物资应实行临时采购，以避免资金积压。
4、 为保证资金、交易安全，采购商品时一般情况下禁止使用现金交易，可用支票、汇票、电汇、托收等方式支付。
5、 采购员可随身携带备用金2000元以内，超出2000元需得到总经理批准。
6、 若仓库没有各部门申请领用的原材料、燃料、备品备件、劳保、后勤用品等物资，物资管理员应根据〈领料单〉立即填开〈请购单〉，并注明缓急程度后，交部门主管。
7、 采购员必须依核准的〈请购单〉及时间*安排采购、进货。
8、 原材料、燃料、备品备件、劳保用品必须签订合同（附采购合同）。
9、 为充分发挥资金效用，和保证售后服务，总金额在一万元以上的物资，应当截留30%—50%的货款，待使用后或一定时间后再予以支付。此项作为对采购人员考核的重要项目。
10、 采购员所采购的物资必须先办理入库手续后报帐，必须当天入库当天报帐。
