电算化账务处理特点
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发布时间：2023-08-17 12:58
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时间：2023-08-20 15:45
一、账簿体系虚拟化
账簿，作为存放经分类汇总的会计数据的载体，是一个承前启后、不可缺少的桥梁与纽带。手工会计离开账簿，其会计报表的编制便成了无本之木、无水之鱼。簿籍只是账簿的外表形式，账簿的内容则是账户记录。账户就是对会计数据进行分类、归集而设置的单元。在电算化系统中，会计信息的生成仍然离不开账户这样最基本的存储单元，但账户的存储并不一定要借助于账簿来完成。信息技术的运用，使账户记录与纸介质呈现出分离的趋势，纸介质不再作为账户分类和汇总数据的载体。实践己经证明，在磁、电、光等介质保存会计数据可靠性得以保证的前提下，人们需要的各种核算资料尽可通过调用这些介质上的数据库文件并加以显示，完全不必使用纸张作为账户记录的载体。既然账户记录可以完全与纸张分离，手工会计中关于账簿的定义就不存在了。电算化系统中的账簿实际是“虚”的。所谓“虚”，是指磁盘上一般并不存在账，更不是一个手工账对应一个磁盘文件。账簿上反映的数据不外有两类，一类是发生额，另一类是余额。作为记账对象的发生额数据，来自于记账凭证，而作为记账结果的期末(或期初)余额数据，则是在账簿被登记之后形成的。所以，账簿记录只不过是记账凭证上账户记录的分类、汇总罢了。由于计算机具有强大、快速的数据处理功能，它对记账凭证库文件的分类、汇总不过是举手之劳。而对于账户余额，只要保证系统初始化时输人的初始余额数据正确无误，以后各个会计期的期末余额也就垂手可得了。因此，电算化系统中的账是凭证库文件及相关数据(主要是各会计账户的期初余额数据)自动地准确无误地派生出来的。理论上说，保留了凭证库文件及相关数据，也就保证了账簿的存在。
二、记账过程虚拟化
电算化系统中的记账过程也是一个虚过程，因为并没有生成实际的账。“记账”就是将前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件，表明该记账凭证已入账，不允许再对其修改。如果有错误，只能采用类似于手工会计下的红字冲销法，通过输入“更正凭证”予以纠正。所以，在电算化系统申，记账环节完全可以取消，即平时不登记日报账、明细账及总账，只将记账凭证保存在一起，在需要时再采用瞬间成账的做法：根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据，当即形成所需的“账簿”并予以输出。同时，这种瞬间成账的方式也便会计报表瞬间形成成为可能。至于很多会计软件所提供的记账模块功能，主要是为了满足会计人员的习惯，即只有先记账才能查询和打印。
三、证账表数据一致化
在手工会计中，分类账分为总分类账(总账)和明细分类账(明细账)。其登记的原则是平行登记，即把来源于记账凭证的信息一方面记人有关总账账户，同时还要记入该总账所属的有关明细账账户，并通过定期对账来检查和纠正总账或明细账中可能出现的记录错误。这种通过低效率的多重反映和相互稽核来换取数据处理的正确性与可靠性是手工账务处理程序的一个重要特征。然而，对账是设置账簿的产物。如果没有设置账簿，也就无所谓账证、账账、账表之间的核对了。计算机本身是不会发生遗漏、重复及计算错误的。只要会计软件的程序正确且运行正常，账证、账账一定是相符的；只要报表公式定义正确，账表也一定相符。这样，就便手工会计下的对账环节不复存在了。事实上计算机对来源于记账凭证中的信息不再重复处理，而分类账也没有必要明确地区分为总账和明细账。当然，这并不排除会计软件中设置类似于总账和明细账的数据存储结构，但这样的总账和明细账之间并不存在统驭与被统驭的关系，其目的只是为了加快信息检索的速度。
四、账务处理流程一体化
手工会计的账务处理流程，简单地说就是：凭证——账簿——报表，会计人员的工作重点是在填制凭证以后的阶段，要形成会计报表，必须经过填制凭证、过账、结账、试算平衡、对账等诸多程序。在电算化系统中，整个账务处理流程分为输入、处理、输出三个环节，首先将分散于手工会计各个核算岗位的会计数据统一收集后集中输入计算机，此后的各种数据处理工作都由计算机按照会计软件的要求自动完成，不受人工干预。从输入会计凭证到输出会计报表，一气呵成，一切中间环节都在机内自动处理，而需要的任何中间资料都可以通过系统提供的查询功能得到，真正实现了数出一间(都从凭证上来)，数据共享(同时产生所需账表)。整个账务处理流程具有高度的连续性、严密性，呈现出一体化趋势，极大地提高了财务报告的时效性。这样，在手工会计中非常费时、费力和繁琐的工作，变成了电算化系统中一个简单的指令或动作。过去需要众多人员从事的填制凭证、记账、编表等工作，现在只需要少量的录入人员进行操作就可以了。因此，手工会计中不同账务处理程序的划分已没有必要，可以采用一种统一的账务处理程序，这就为实现电算化系统中账务处理程序的通用化提供了前提。
