ISO9001质量体系规定中一般记录保存多少年?
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发布时间：2022-04-25 22:38
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时间：2022-06-18 06:45
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5.5 文件的发行
5.5.1 质量手册、程序文件由行政部根据文件涉及权责部门评估分发文件及分发份数后,再分发给相应的部门；具体发放份数以《文件发放／回收记录表》的发放份数为准
5.5.2 作业指导书、工程文件由编制部门确定分发部门及分发份数，具体发放份数以《文件发放／回收记录表》的发放份数为准，文件转交给行政部受控后，由行政部将文件发放到相关部门；
5.5.3 表格格式随同二、三阶文件一同审核批准后交行政部保存,行政部通知使用部门依照批准的格式启用；
5.5.4 受管制文件在发行之前,行政部需在每份的每页加盖红色“受控文件”章,同时需登录分发记录；
5.5.5 管制文件如有污损或遗失,需由申请部门填写《文件申请单》,并经该部门负责人批准后,向行政部申请,行政部根据批准后的《文件申请单》内容,发给申请部门相应的文件,同样亦需于补发的文件上盖红色“受控文件”章。
5.6 文件的修订
5.6.1 各部门均可根据需要提出文件更改申请；
5.6.2 质量手册的修订:由申请部门主管填写《文件更改申请单》交管理者代表,管理者代表根据《文件更改申请单》内容即召集相关部门,确定是否更改及如何更改.经总经理确定更改后,将《文件更改申请单》交行政部更改发行；
5.6.3 程序文件的修订:由申请部门主管填写《文件更改申请单》交行政部更改发行；
5.6.4 修订后文件需经原文件审批人/部门负责人批准方可生效；
5.6.5 如果文件内容更改,应采取改版方式;若文件只是个别错字、漏字等不影响运作方式,更改时可由行政部直接在文件上更改。
5.7 管制文件的保存及使用
5.7.1 文件正本由行政部保存,副本由文件持有部门保存.经批核的表格正本亦由行政部保存。
5.7.2 行政部及各部门依照实际需求作《文件清单》,反映文件之最新修订状况及方便查阅；
5.7.3 工作指导书贴于生产工场,须用胶袋封好,防止涂改,各部门主管有责任维持工作指引之完整；
5.7.4 各部门主管须将其部门收到之一整套体系文件收录在部门活页夹中,必要时建立索引以方便员工查询；
5.7.5 管制文件禁止各部门内私自影印使用,如部门或个人需了解质量文件,而部门内没有时,可向行政部借阅,但需办理借阅登记手续；
5.7.6 所有体系文件除正在使用中以外,应及时存放活页夹中,并将活页夹放回所属部门之文件柜中；
5.7.7 产品开发数据的管制参照本程序文件5.3.1执行；
5.8 作废文件的回收
作废的管制文件副本由行政部实时回收销毁,如作废文件有参考价值时,行政部应在该文件上盖“作废文件”章后,由原文件持有单位保留参考,但不可当成作业之依据；作废的管制性文件正本由行政部盖“作废文件”章后,至少保存一年后方可销毁。
5.9 外部文件的控制
5.9.1 直接引用的各类外部数据和文件,由文件的数据对口管理.管理者代表批准后交到行政部盖“外来文件”章后，由行政部自行编号，并根据对口管理部门负责人确定份数再发放到使用部门，方可使用,行政部建立“文件清单”；
5.9.2 管理者代表须每年与认可机构核对有关国际标准的最新版本；
5.9.3 管理者代表每年初定期到有关部门核查所使用的各类标准等外部文件是否有效版本,及时更换过期文件。
5.10记录之格式按《文件管理程序》要求执行；
5.11记录填写:
5.11.1正式的记录一般情况下不得使用红色笔填写；
5.11.2记录要求清晰、完整、准确；
5.11.3记录不得随意涂改，则在涂改处旁签名或盖章；
5.11.4窗体格式上签名字段应经相关权责人员签署后始为有效，若有不适用字段应予划掉；
5.11.5如果发现有不符合要求的填写，应由填写人或其主管改正。
5.12 各部门应给各种记录以清楚的标识,及时收集、编目归档,以便查阅及取放；
5.13各类记录行政部依《记录一览表》中规定的保存期限保管,如记录已满活页夹,可打包装箱,包箱上须贴附记录数据目录,且包装箱应储存于适宜的环境,以防止被丢失、损坏；
5.14 各部门须及时整理近期记录,保存期为3个月，之后交行政部统一存盘保存，行政部定期收集，并及时销毁已过保存期的质量记录；
5.15 表格的修订
新表格正式使用,表格使用部门须将旧表格全部收回, 不可新旧混用。
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