档案目录的分类介绍
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发布时间：2022-04-24 17:11
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热心网友
时间：2023-10-25 01:36
在中国的档案馆(室)中仍以手检目录为主,其中常用的有案卷目录、分类目录、专题目录、主题目录、全宗文件目录、人名目录等。
案卷目录
即著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，也称案卷名册。其主要作用：①固定全宗内档案分类体系和案卷排列顺序；②登记和统计档案的基本形式；③查找档案最基本的检索工具，并为编制其他检索工具提供数据单元。
案卷目录必须按全宗编制，一个全宗编一本或几本。其类型基本有两种：一种是以全宗为单位编制的综合目录，另一种是以全宗内各种门类的档案编分册目录。分册目录一般以全宗内的类别为单位，或按保管期限、年度、阶段、机密程度为单位分别编制。目录类型的选择和设置的数量，应考虑便于档案的检索和管理。案卷目录的封面和格式如图1、图2。
主题目录
以若干能表达案卷或文件中心内容的主题词作为检索标识,将档案著录成卡片条目,按主题词的字顺排列组织而成。主题词是经过优选和规范化处理，能表达各种概念的词或词组。在中国,制定有统一的<中国档案主题词表>，可供制作目录时选用。这种目录具有专指性、集中性、直观性、灵活性的优点，便于特性检索，可以弥补因受分类体系、归类标准等因素*而造成的不便,其缺点是缺乏逻辑体系,系统性差；又由于每一条目往往标引若干个主题词，手检的主题卡片须为每一主题词各制一卡，将同一形式的若干张卡片分别按不同主题词排列，因而造成卡片数量庞大，不便于编制和管理。
分类目录
打破全宗及其原有整理系统，按照档案内容性质，采用等级体系的分类法组织而成，通常依据统一制定检索分类大纲进行分类排列，如《中国档案分类法》、《苏联国家档案馆分类卡片目录中文件情报统一分类方案》等。这种目录在揭示文件或案卷的内容和形式特征方面，具有分类系统、问题集中的特点，是沟通利用者与贮存系统的基本媒介，是档案馆（室）起主导作用的检索工具。编制方法：以文件级或案卷级为单位著录成卡片条目，再按类别及分类号的顺序分别集中和排列，形成大类、类、项、目、细目的层次分明的线性系统，其格式一般以《档案著录规则》的规定为准。
专题目录
超越年度、全宗的界限，按照一定题目，将涉及同一专题的档案著录成卡片条目，集中组合而成。其针对性强，便于迅速查找专门需求的档案材料。
编制程序大致为：选题、选材、制卡，按问题、部门、时间、地域或其他特征设置类别体系，各类和类内再依照一定顺序系统排列。
卡片格式可采用分类卡片格式，亦可自行设计本馆（室）适用的格式。通常有如下两种：①单一卡，即一个案卷或一份文件填一卡；②组合卡，即若干内容相近的案卷或文件组合填一卡。
全宗文件目录
以逻辑体系分类的形式，将一个全宗内各种文件的内容和形式特征著录成卡片条目，按内容反映的主题分类排列组织而成。它突破按年度和组织机构等全宗内档案分类体系，便于从专业和专题的角度查找档案，有较高的查全率和查准率。其著录格式、填制方法和排列顺序大致与分类卡片目录相同，如将其条目编上顺序号，印制成簿册即为全宗文件目录。
人名目录
将档案中涉及到的人名情况著录成卡片条目，集中排列而成。它向利用者提供姓名及其有关信息的线索。有两种：简单的只著录人名(包括别名、曾用名)和材料出处的档号;详细的包括人物生平简况、档案内容提要和材料出处的档号、备考等。条目排列顺序,中国人名一般按姓氏笔划或汉语拼音字母等顺序，外国人名一般按姓的外文字母顺序，并在不同笔划或字母的人名卡片间放上突出的指引卡片。
热心网友
时间：2023-10-25 01:36
