写工作邮件的几点建议(一目了然,高效沟通)
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发布时间：2023-08-03 07:26
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热心网友
时间：2024-09-30 15:38
邮件主题
先上例子
前后两个例子，孰优孰劣，高下立判。可惜大多数人写邮件时，默认看邮件的人知道他要发的内容是什么，所以理所当然用自己的理解写出了缺乏信息的主题。
这种缺乏信息的主题会给收件人带来哪些不便呢？
不知道这封邮件的重点，从而忽略掉不看 （经常有会有收件人说，我知道你发了邮件，但是我还没看）。如果你把必要的信息写在主题里，是不是一方面能够吸引他打开的兴趣，另一方面，哪怕他没打开，但是他看到了主题就初步掌握了所需信息，是不是能够帮他节省效率呢？
不方便日后查询。 时间一久，看到这样的主题，完全不知道是干什么的，他会又来找你，要你再发一遍。
所以对于主题，我的基本建议是（所有邮件无非是三种目的，提供信息、需要决策、需要信息）
提供信息比如（测试报告、数据之类），直接把基本结果写上去吧，外加这个信息的目的是什么
需要收件人做决策的，把需要回复的时间写进主题吧，比如（请星期五之前回复），提高紧迫感
需要收件人提供信息的，你在后面加个“咨询” 两个字，比如"XXX产品报价咨询”
一封邮件反复沟通来沟通去，到最后内容可能会和主题不符合，请主动把主题及时更改为合适的内容。
邮件正文
一句话概括，就是开门见山、能够用表格用表格、不能用表格的也要用项目符号。
正文第一句话，请说明你的结论或者你发这封邮件的目的，再解释事情经过。
中国说话习惯 卒章显志 ：先解释事情经过，最后才说明他想要干什么，在邮件里也常常有这种通病，别人看到长长的邮件，没有耐心看到结尾，可能就不看了，所以，以下两封邮件，高下立判（先忽略邮件的措辞）
一定要多用项目符号 用项目符号 用项目符号！重要的话说三遍 （项目符号就是我这段话左边的那个圆点）
大部分人发邮件都是眉毛胡子一把抓，和平时说话一样把所有内容全写在一起而不分开（哪怕有分段，但是还是看不清）。这样产生的问题是信息极其不清晰，没有层次感，别人抓不住重点而错过重要的信息。
项目符号的作用是拯救你邮件最强大的利器，能够帮你理清思路，理清结构，看邮件的人也一清二楚 ，但是我很惊讶的是大多数人都不这么用。试比较以下邮件。
项目符号在outlook就在下图这个位置（word类似）。如果想要像上图一样添加次级项目符号（也就是“-”）请选择“-”，并且按tab降级，如果是要做有顺序的1、2、3这样的结构，选项目符号右边的“有序列表”。 哪怕有这个意识要做1、2、3有序列表的，大部分人都还在手工输入（多少人躺*请自觉举手？）。
一定要多用表格，多用表格，多用表格！ 重要的话说三遍。 道理和上面的项目符号一样
能够用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用项目符号
以下两例子，哪个能够让人简单省事阅读呢？由于表格有对齐功能，更能够让人一眼看到所需要的信息。
如果正文有图片，请务必在所有图片上做文字标注说明，哪怕你正文中也有说明。
因为每个人看邮件习惯第一时间看图片，如果图片上什么文字信息都没有，收件人会很迷惑，还需要在正文中查找，这样增加了收件人的阅读成本。
图片一定不放在正文中间 （除非图片比较小），一定要放在所有正文最后。因为图片会占用很大的面积，导致图片下面的的正文常常被忽略。
附件
附件也是大有讲究，发附件不是说你把附件贴上去，然后发出去就这么简单的。
先上例子
如果是你老板，你希望看到其中哪一封呢
附件的文件名：也和主题一样重要！必须尽可能信息完整。
大部分人的附件只是很简单的几个关键字，有些人的甚至就是“新建文件”。
附件名之所以信息要完整，也为了方便收件人在不看长长正文的情况下，一眼也知道附件是什么，更重要的是，收件人经常需要把附件保存在本地或者转发给别人，如果附件名过于简单，这两种情况都会增加沟通成本。
正文里一定要把附件的的内容进行一个总结。正文总结 正文总结 正文总结！重要的事情说三遍。
很多人责怪别人不看他邮件，可是如果你就是单纯的发附件，正文没有任何comment，谁会有兴趣打开附件仔细看所有的信息呢？
记住，谁都不想打开附件（太费时间）。为了"引诱”别人打开你的附件，在正文贴上总结信息是一种好办法。别人收件人来说，看到正文，如果一切正常，知道了，不需要打开。如果有问题，并且感兴趣，再去打开附件。
很多美国人发附件的时候，还会写I also attached the soft copy below。附件内容如果比较少，就直直接把附件的文字全部copy出来，如果附件内容比较多，有以下两种方法
对附件进行一个总结提炼
把附件的内容直接截图贴在正文
我的工作每天需要通过邮件和美国总部沟通，为了减少不必要的误解和沟通成本，必须努力追求一封邮件到位，让别人一目了然看懂我在说什么，不需要再发邮件来询问某件事是什么意思，并且最大限度减少别人在阅读邮件上花的时间。以上是我平时采用的办法，并且证明是有效的，大家的反馈是都喜欢看我的邮件，因为好懂易看。希望以上对大家有帮助。
