以知识管理为基础的办公自动化（OA）系统部署实施时应该注意哪些内容？
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发布时间：2022-04-26 14:27
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时间：2023-10-10 08:28
同时，系统提供论坛中心、知识问答、微博等知识共享平台，在管理企业显性知识的基础下，有效促进隐性知识的沉淀。
另外，企业内部的知识管理应该照顾到知识的全生命周期管理，从知识的产生到再利用以及自我发酵、完善各个生命周期阶段中都应该有对应的功能进行管理支持。 并且，将知识管理的应用进一步扩展到手机和平板电脑，可实现公文审批，移动协作，移动考勤，即时沟通，信息查阅以及只是共享等功能，随时随地把企业知识库带在身边。
在系统实施阶段，需要注意以下几点：
1. 全员参与至关重要
对于一个办公自动化及综合管理系统而言，任何一位员工的弃权，都有可能造成协作过程中某一工作环节的中断，从而致使工作流程无法继续执行下去，所以，办公自动化及综合管理系统一定要强调全员参与。
2. 关于初始阶段的信息量问题
系统对于知识的管理，贯穿知识的整个生命周期，包括知识的形成、创新以及知识库和知识利用的全面管理，这与一般办公自动化及综合管理系统只对知识的形成过程进行管理是不一样的，所以，知识的信息量越大，有用的信息越多，也就越容易在系统中搜索到工作所需要的信息（知识）。
在办公自动化及综合管理系统实施的初期，由于系统中储存的信息不多，职员老是搜索不到自己所需要的信息，久而久之，就会影响职员对于办公自动化及综合管理系统的兴趣与信心。
所以，在实施过程中，我们既要告诉大家，系统的完善和信息量的增加需要大家的共同努力，一起来维护办公信息的完整性，同时，也要在实施初期考虑尽快的将已有的企业专有知识，如现行的规章制度与文件、近年内形成的企业档案等，及时数字化。
3. 关于网络考勤
系统提供了专门针对办公及管理人员使用的网络考勤模块，每一个用户都可绑定至多三台（含手机，由管理员设定）电脑进行网络考勤，并且，考勤管理员还可根据职员的工作性质，设定不同的工作时间段（日程表），并设定其上下班是否需要打卡考勤。
绑定电脑网络考勤的前提是每一位职员都要有固定使用的办公电脑（或手机）。
在考勤管理方面，也许不一定有非常严格的上下班打卡要求，可根据公司实际的工作需要进行功能取舍。
4. 关于办公自动化及综合管理系统中办公信息的完整性
系统的全面应用，可为企业创建一个完整的网上办公环境，真正实现在任何时候、任何地点可与任何人联系、沟通与共享信息的理想。
但由于我们在日常工作中，最为习惯，实际上也是效果最佳的沟通方式，仍然是面对面的沟通，我们往往在面对面的沟通以确定一件事情后，不太习惯于再在办公系统上记录沟通的过程和结果，这样，就会造成记载于办公自动化及综合管理系统中的信息的不完整和不全面。
所以，如何在兼顾传统的办公习惯和保证办公自动化及综合管理系统中的信息完整性方面取得平衡，是在办公自动化及综合管理系统的实施与运行过程中，需要非常重视的一件事情，系统提供了非常多的网络沟通、协作以及信息的存储与共享方式，应逐步习惯使用这些网络办公方式，此时，加强行政管理，创造一种习惯于网络办公的企业文化，则显得越来越重要。
5.
关于信息的管理与收集归类问题
首先，让我们回忆一下，在没有采用办公自动化及综合管理系统之前，我们如何管理和收集信息，现以发文管理为例，予以说明：
在传统的手工操作程序中，虽然每个单位都不尽一致，但还是有一些共同规律的，如：
由起草者起草文件，然后，由部门主管核稿，再交相关部门会签，再由文件管理部门（办公室）核稿，主管领导签发，再编号、打印、盖章、封发、归档等，传统方式采用的是纸质文件，在每一个时间点，纸质文件都保存在当时的处理者手中。
在办公自动化及综合管理系统中，仍然应遵循类似的程序，只是每一步程序的内涵与方法可能会由于手段的改善而有所区别，并且，由于采用的是电子文档，文件不再保存在个人手中，而是保存在办公自动化及综合管理系统的数据库中，并由系统按预先设定的流程进行流转，管理更为方便、高效，方式也更为多样。
利用系统起草发文时，文件暂时保存在起草者确定的类型中，文件起草完成后，起草者可根据文件的内容与管理需要，确定文件的审批流程（套用流程模板或提交时自由设定流程），提交后，文件即按确定的流程进行流转，其中，有些职能还可对流程进行调整，文件通过签发程序即予定稿，编号程序可按一定的规则编制文件字号，归档程序则可将文件按管理需要转入相应的文件管理类型或直接归为档案。
如果要使用电子印章，还可在签发定稿后，对文件加盖电子印章，以形成法律认可的电子文件。
系统还提供了可自定义的归档信息收集功能，自动将通过预设流程处理的文件转移到档案收集箱中，比如将通过签发程序的文件转入档案收集箱中，以方便企业改善知识与档案管理，将归档工作提前到文件形成过程之中。
但要注意的是，一旦设定了归档信息的自动转移功能，形成或处理过程中的文件通过预先设定的流程的处理，即会从原来的分类下面自动转入档案收集箱，或归档岗位操作者指定的分类位置，在原来的类型下面，就看不到该文件了，此时，流程处理的参与者可通过流程邮局的相关功能查找该文件。
6. 关于企业知识的应用指引
知识应用指引，在知识管理中，有一个更为专业的概念，叫做“知识地图”。
简单来说，知识地图就是一种帮助用户知道在什么地方能够找到知识的知识管理工具。
可以根据不同职位、职能以及专业和入职进程，编写不同版本的知识应用指引，以满足不同职级与职位职员的个性化需求，编写好知识应用指引，非常有利于知识应用效率的提高和效果的改善。
由于企业知识库是在不断改变和增长之中的，所以，知识应用指引也应及时修改和调整。
