如何才能做好总裁秘书?

发布网友发布时间：2022-04-30 02:26

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热心网友时间：2022-06-29 06:22

一、如何才能做好总裁秘书？中国人民大学刘洁/文首届总裁秘书高校选拔赛开赛，直至我顺利进入了复试，我都一直在思考这样一个问题＂如何才能做好总裁秘书＂。总裁作为一个企业或公司的最高管理者，在很大程度上对企业发展的成败起着决定作用。总裁秘书作为一个特殊的职位，是领导视觉、触觉和嗅觉的延伸，相对于其他秘书而言，需要更高综合素质的人才来担任。本次大赛的目的就在于选拔出能够胜任总裁秘书这一特殊工作职位的人才，在总裁秘书腾讯的官方网站上，主办方给出了总裁秘书的十条评审标准，分别是职业道德、综合素质、情绪管理、悟性、协调沟通能力、快速学习能力、执行力、突发应变力、技能方面和专业知识背景。笔者认为这十条标准是从能力的角度对总裁秘书所必须具备能力的全面总结。本文将从另外一个角度来阐述笔者对总裁秘书这一工作职位的理解，那就是“职业意识”（Professional Awareness），任何一个行业的工作人员，都应该有该行业工作者所必须具备的职业意识，因为他从属于这个职业，而不是其他职业，职业意识正是各个不同职业的特殊性之所在。笔者根据自己的体会，从八个方面对总裁秘书这一特殊工作职位的工作者应该具备的职业意识进行了总结。
1、公关意识所谓公关意识，是一种自觉用公共关系理论和原则指导自己思维和行动的观念，又称“公关观念”。总裁秘书只有具备较强的公关意识，才能协调好各方面关系，充分发挥好辅助协调作用，以达到提高企业的知名度，为企业树立良好形象的目的。总裁秘书公关意识的培育，不仅要注重培养树立单位良好形象的意识外，还要有一个广结良缘的意识，即要尽可能发展广泛的横向联系网，以取得更多的支持和帮助。刚进入社会的青年学子在公关意识方面肯定是很薄弱的，需要慢慢培养的培养和积淀。
2、辅助角色意识总裁秘书的角色意识，是指总裁秘书对自己所担任角色的社会地位以及由这一地位所决定的职责的认识与体会，具体而言，总裁秘书角色的主要行为特征就是辅助总裁管理，为总裁提供综合服务。总裁秘书角色的本质性就在于辅助性，因为没有总裁，就不会有总裁秘书，因此总裁秘书应该以高度的责任感去辅助总裁进行管理和决策。由于总裁秘书承担着承上启下、联系左右、沟通内外的职能，总裁秘书的任何一种不负责任的工作态度都会对总裁的工作造成负面的影响，影响总裁和公司的声誉，因此辅助角色意识的背后还需要高度的责任感。
3、进谏、规劝意识进谏和规劝意识，是指总裁秘书除了对总裁在工作上服务支持以外，当发现总裁工作、决策上的问题和错误时，要通过正当的渠道、妥善的方法向总裁反映，以便及时纠正和处理。
4、现代管理意识现代管理意识，是指总裁秘书要具备现代管理的一些基本概念和能力，在我看来，主要有以下三点很重要的现代管理意识：第一，竞争意识；第二，合作(协作)意识；第三，效率意识。只有具有竞争意识，才能不断挑战自我、超越自我，更好的胜任工作；只有具有和意识，才能更好的协调和沟通；只有具有效率意识，才能把纷繁复杂的秘书工作做到在最短的时间里取得最大的效果。
5、积极学习意识积极学习意识，是指总裁秘书在工作当中要加强学习、善于学习、有强烈的求职*，不断扩充自己的知识面，努力提高各方面综合素质的意识。只要这样，才能跟上时代发展的需要，更好的为总裁提供服务和决策参考。
7、信息意识信息意识是指总裁秘书要主动了解各方面情况、掌握动态、发现问题，然后进行筛选、处理，综合分析，进而提供给总裁准确有用的信息资料以供决策参考。在一个信息爆炸的时代，收集、筛选有用的信息，应该是总裁秘书时刻需要做到的，而且信息的质与量将极大影响到工作效率的高低。
8、幕后意识幕后意识是指总裁秘书的工作由于其辅助性和服务性，其工作成绩一般不会独立完整的显示出来，而是附着于公司的整体工作成绩和总裁的有效决策之中。因此，总裁秘书要有“淡泊以明志”的精神境界，掌声和鲜花与自己无缘，但仍然要摆正位置、端正态度，做好自己的工作。
以上几个方面是我对总裁秘书职业意识的几点认识，除此之外，总裁秘书还必须具备敬业意识、全局意识、吃苦耐劳意识等一般职业所共有的素养。以上论述的总裁秘书应该具备的职业意识，综合在一块，就是总裁秘书的职业素养，这些职业素养也许一开始并不很充分，需要在工作中不断积淀，只有这样，才能做一个优秀的总裁秘书，才能从优秀走向卓越。
二、我的学校工作经历
大学期间我担任了两年的班级学习委员，主要的工作是两件事情：一件是“上传下达”，即上传同学们的各种疑问，下达教务处和任课老师的指示和通知；第二件是为班级同学的服务，如为班级同学印发学习资料，收集学生证，整理论文、递交各种材料等；第三件是参与班委组织班级活动，如组织班会、组织班级出游等。前两件事情就是干跑腿的和充当一个信息传递的中介，第三件带有一点组织管理的性质。在将近两年的时间中，我深深体会到了班级学习委员这个工作是相当繁琐复杂的，需要非常的细心、极大的耐心以及全心全意为班级服务的意识，才可以做好。这个工作很累，但让我很受锻炼，而且得到了班级同学的好评。
大学期间我还有过两年社团工作经验，在中国人民大学锐泽学生舞蹈协会先后任外联部干事、外联部*、副会长等职务。在社团的工作经验让我了解到要从小事做起，而且要在做事的过程中不断学习。一开始我的工作就是在学校贴活动海报、发宣传单、做展板、联系协会成员等，都是一些繁琐的小事，但却必须要做好。后来随着对协会日常活动的了解，我才慢慢加入到了管理层，开始组织策划舞会活动，包括拉赞助等。
大学期间我利用暑假时间，三次参加了中国人民大学暑期社会调查实践，第一次是调研“农村劳动力流动的成本和收益分析”课题，第二次是调研“新型农村合作医疗制度的可持续性研究”课题，调研过程中从设计问卷、走访调查、数据整理到最后的撰写调查报告，我都全程参与，极大地丰富了我的实践经历。第三次是随中国人民大学经济学院国民经济管理系赴山东济南市平阴县调研新农村建设，主要是去*部门座谈和实地考察。通过调查研究，我觉得要把理论和实践相结合，才能了解到现实真正的情况。