如何确定文件传阅次序？

发布网友 发布时间：2022-04-21 08:23

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热心网友 时间：2023-07-15 00:44

有先后顺序。

传批顺序与传阅顺序是相反顺序。

如果报告、请示或文件需要最终层领导或部门批示，传批顺序是由下级向上一级逐级传批；如果传阅文件或资料，其传阅顺序是由上级向下级逐级传阅。这是因为需要呈批的文件、报告等一定是下级向上级的行文，而传阅的文件或资料一定是上级的行文或经上级批示的文件资料。

秘书公文处理的顺序

一、先“急件”后“平件”

一般说来，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断，把“急件”放置在最上方，可以较好地提示领导，使得“急件”及时得到领导处理。

“急件”有很多种，与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”，上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”，但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。

二、先“阅示件”后“阅知件”

文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言，领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。

如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文，就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。

而对于“阅知件”，如《关于担任大学校长的函》，对于这类公文，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。

三、先“热点件”后“一般件”

每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估，这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间，与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”，这类文件的排序应当靠前。

当然，所谓“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点，关注本行业、本领域的＇改革发展，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸，努力提高把握“热点”的能力。

四、先“分管件”后“相关件”

这一点对于服务副职领导的秘书尤其适用。一个组织或单位的副职领导都在明确分工的基础上分管有关工作。

一般说来，他们更多地关注各自分管领域的工作，对于有关的文件也应当作出明确的指示，这就要求秘书把这类文件排在相对靠前的位置。而对于并非分管工作而只是相关工作的文件，相对而言就不如前一类“分管件”那么“重要”了。

比方说，《校团委关于举办活动的请示》，对于主管团委和学生会工作的校领导来说，这是他分管的工作，该文件属于“主管件”；而举办这个活动涉及到场地使用问题，对于主管资产或产业的校领导来说，这是与其分管工作相关的领域，该文件属于“相关件”。

明白了这一点，文件如何排序也就一目了然了。