如何通过word强大功能邮件合并高效解决批量制作毕业证书
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发布时间：2024-03-11 10:54
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时间：2024-03-13 16:07
批量制作毕业证书，当然可以通过Word强大功能-「邮件合并」高效解决。
但是，这个问题并不简单：
① 证书模板的头像是圆形，而采集的照片均是正方形。
由于无法对域代码插入的图片进行形状编辑，合并生成的照片依然会显示正方形。
② 电子毕业证书是图片（JPG格式），而用邮件合并生成的是一个Word文档。
③ 为了便于发放，还需要将每个人的毕业证书单独保存。
但在工作中，遇到批量重复性的问题，一定先思考有没有工具能够辅助完成。如果不能解决，其实很大程度取决于我们对工具的认知及熟悉度。
一个工具解决不了的问题，那就两个。
下面，珍妮给大家分享，如何玩转OFFICE三件套并完美实现电子证书图片版。
【1】制作思路
▌邮件合并
使用邮件合并可以批量创建多个相同模板，并实现含有不同姓名和头像的毕业证书。
▌带照片的邮件合并
由于生成的文档中包含照片，和普通的邮件合并不一样。需要使用IncludePicture域来正确显示照片。
另外，合并后的文档要另存到照片所在的文件夹，才可以显示图片。
▌遮罩及图层关系
无法直接修改图片形状，但是可以通过「镂空遮罩」及Word的图层关系让它看起来像圆形。
（没错，不仅PS有图层、PPT有图层、Word也是有图层的）
▌PPT布尔运算制作遮罩
布尔运算（合并形状）是指通过联合、相交、相减等逻辑运算从而产生新的形状。
通过神奇的布尔运算，可以轻易制作出镂空遮罩。
▌PDF与图片转换
Word不仅可以保存为文本的文档格式，也可以保存为PDF。
当它是PDF的时候，就可以任意转化了（嘿嘿~）
知道了制作思路及相应工具后，现在一起来操作吧！
【2】准备工作
要进行邮件合并，首先需要创建数据源和主文档。
▌1.数据源：名单表格+图片
最常用的数据源是Excel表格。
邮件合并的数据源，仅需要包含要可变的内容。而电子证书需要更换的内容只有名字和照片。（如图示）
Tips：
① 第一行必须是该列的标题，每一行记录对应的信息。
② 照片名必须与名单表格里的名字一一对应。这里使用的JPG格式，不同文件类型，使用不同的后缀名。
▌2.制作模版
主文档一定是Word文档。
但由于电子证书内含形状及素材，借助PPT制作会更方便噢~
① 在PPT里制作电子证书模版 （步骤省略）
珍妮将制作的毕业证书版本分享了出来，下载方式看文末噢。
② 通过布尔运算·剪除，制作镂空遮罩
③ 在复制到Word之前，先将纸张大小设置与PPT大小一致，并将页边距分别设置为0（如图示）
④ 保留源格式粘贴到Word里，完成Word模板
【3】创建关联
▌导入数据源
①「邮件」选项卡-选择收件人
② 使用现有列表-选择数据源所在的文件位置
【4】插入合并域
▌1.插入姓名
① 光标定位在姓名文本框位置
②「邮件」选项卡-插入合并域-姓名（数据源列标题）
③ 由于名字数量不确定，尽可能调整文本框大小至最长
④ 结合预览效果，调整文本框的字体格式及对齐方式
▌2.插入照片
① 光标定位在镂空遮罩处，插入文本框
② 「插入」选项卡-文档部件-域
③ 选择IncludePicture域-文件名任意输入"11"，仅作为占位符作用
④ 选中文本框，Shift+f9切换域代码
⑤ 选中"11"-「邮件」选项卡-插入合并域-照片名（数据源列标题）
⑥ 选中照片域文本框，调整适当大小并置于底层
【5】预览并合并
进行邮件合并的最后一步！
①「邮件」选项卡-预览结果
② 完成并合并-编辑单个文档
③ Word新生成一个合并文档，图片无法正常显示
④ 选择新合成文档，F12另存为到与图片同一个文件夹中
再次打开文档，全部图片完美显示！（完美）
Tips：
如果没有自动更新，全选Ctrl+A-按F9手动刷新所有域。
【6】导出PDF并转化
▌WORD转图片
① 将合成新生成的文档，按F12另存为为PDF格式
② 登录Smallpdf.com，PDF转化图片
③ 选择转化为单张图片
④ 下载压缩包
实现批量的电子证书图片版！（掌声 **啪~ ）
Tips：
免费版Smallpdf，每小时只可以进行2次PDF转化。
【7】最后珍妮说
制作期间，珍妮不断调试7个小时，但完美测试成功的时候，还是爽爆了！（强迫症不能容忍丝毫偏差）
掌握思路和制作方法后，以后再制作电子证书，生成百份都是瞬间的事情！
分享邮件合并的花样玩法，希望有需要的你，可以省下N个7个小时。
