文件生命周期里的文件采用的是大文件观点对吗
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发布时间：2023-06-09 08:13
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时间：2024-10-04 03:35
上述争议的核心涉及到如何正确认识文件生命周期理论与社会实践的关系问题。何嘉荪认为：“如果我们熟知文件生命周期理论的具体内容就能判明，它所描述的，确实是文件运动过程中普遍存在的客观规律，是‘放之四海而皆准’的。”王茂跃则认为：“文件生命周期理论不宜中国化，或者干脆说，文件生命周期理论难以中国化。我国对中国化的文件生命周期理论应当采用什么名称加以概括至今仍不能达成共识，也就印证了这一点。当然，将这一理论介绍进来，以作借鉴、参考、比较研究之用，则是很必要的。不过，这又应当另作别论。”
显然，这里提出了一个文件生命周期理论的世界性问题。
一、文件生命周期理论不存在是否适宜中国化的问题
吴宝康教授在谈到文件生命周期理论时，曾多次指出，我国对文件生命周期理论“也进行了相关的研究，殊途同归，也得到了一定程度上类似的结论”。1962年，曾三提出：“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”曾老的这一观点把文件（档案）的运动过程依次划分为三个阶段，即文书部门阶段、档案室阶段和档案馆阶段。尤其值得重视的是，曾老在表述他的这一观点的时候，使用了“形成”、“运动”、“过程”这样一些词。这些词的使用给我们描绘的是一个动态的、完整的、阶段性的生命过程。因此，有理由说，文件生命周期理论，“并不完全是舶来品”。中国也有文件生命周期理论，这一理论与国外的文件生命理论，有类似的结论，但也有其不同点。
国外，从1950年的“三阶段论”到80年代发展形成的生命周期理论，用何嘉荪的观点可以总结、归纳为三点：
“（一）文件从产生形成到最后消亡（或臻于永恒）是一个完整的生命过程，即文件的运动具有完整性；（二）文件在其全部生命过程中，先后表现出不同的作用和价值，使其整体生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件的运动又具有阶段性；（三）文件运动过程中各种因素之间有着特定的内在联系，因而在不同的运动阶段应根据其不同的特点，采用适宜的存放与管理方式。”
依此，国外的有关文件生命周期理论，是将这个生命周期看成是文件的运动过程，文件运动到那一个阶段便可以称为档案，没有什么界定。而我国的文件（档案）生命周期理论则对此作出了规定。所以，笔者在这里称具有中国特色的文件生命周期理论为“文件（档案）生命周期理论”。这是中国和国外文件生命周期理论的重大差异。这个差异涉及到对档案的不同认识。中国的文件（档案）生命周期理论认为：“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案。”这就使我们有了一个“归档”的认识，把办理归档手续作为档案工作和文书工作的界限，区别开来。
档案工作实践的普遍性，决定了世界档案学具有共性，但各国档案工作的个性，又决定了它们的差异。所以站在文件生命周期理论是否适宜中国化的角度去讨论问题，有无视自己之嫌。
二、文件（档案）生命周期理论的重要特色
文件生命周期理论认为：“文件的运动是一个完整的生命过程；这个生命过程可以区分为不同的运动阶段；处在不同运动阶段的文件具有不同的价值形态。”而文件（档案）生命周期理论，则提出了一个“归档”的概念。从这个意义上讲，中国的文件（档案）生命周期理论的基础“乃是文件与档案的区别与联系的理论”。多年来，不少同志对“归档”的认识是不全面的，甚至是仅从字面意思去解释的，把“归档”行为本身看成是一种人为的主观行为，并不深究这一行为的实际意义。如果笔者对曾老提出的“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案”一说理解不错的话，“归档”反映着的是一个不同性质工作的界限划分。
文件生命周期理论在“大文件”的概念之下，把文书与档案的区别看成是处在不同运动阶段的文件所具有的不同的价值形态，所以档案又属于文件，它所形成的社会基础是文件档案统一管理的*。文件（档案）生命周期理论在“归档”的概念下，把文件和档案区别开来，文件不是档案，档案也不是文件。它形成的社会基础是文书工作与档案工作分别管理的*。
“归档”这一中国化的概念是具有实际内容的，它是指文件内容规定任务的完成或文书处理程序的结束。正因为有了“归档”这一概念，才使档案工作与文书工作处于一种离散的状态，这符合我国的文书工作、档案工作分属不同管理体系的国情。
我们应该有这样一个共识，文件生命周期理论，在不同的国家和地区，由于国家管理*和文化传统的差异，会表现出不同的形式。但变化了的形式，仍然是一个规律。
