原本的电子档案怎么分开存放
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发布时间：2023-04-09 22:45
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热心网友
时间：2023-09-12 03:08
如何进行分类保存电子档案呢？我认为：大体上分为三步。第一步：就是把自己所有的工作内容，建一个大文件夹，并进行命名。命名的方法很多，可以用“自己名字”进行命名，可以用“桌面文件”进行命名，也可以根据“自己喜欢的词语”进行命名。第二步：在大文件夹里，根据每一项工作内容，各建立一个文件夹。即有多少项内容就建立多少个文件夹。每个文件夹的命名，是每项工作的内容。假如是教师的话，可以命名为：“教学工作、“教科研工作”、“安全工作”等等。如果在操作过程中，你感觉这项内容太笼统，想再分具体些。就可在这项工作文件夹里面，再建几个文件夹。以“教学工作”为例，你想在这个文件夹里，再建两个文件夹，分别命名为“教学活动”、“教案”等。第三步：在每项工作内容文件夹里面，按年度再分别建立不同年度的文件夹，以此类推即可。这样分类保存电子档案既条理清楚、又便于查找，还可以随时打印纸质材料。如图所示：

假如你要进行网上办公的话，先打开总文件夹，再打开每项内容的文件夹，接着再打开年度的文件夹，最后就可在这个文件夹里，进行电脑打印文字或填写表册内容了。如果遇到新打印的文字内容或表格与以前电子档案中的某份材料有相似之处，就可以先把原来的内容或表格复制过来，再在他的基础上进行修改（删除或增添），很快就会形成了新的文字材料和新的表册了。这时，你只要对新的文字材料和新的表册点下“保存”就可以。实践证明：这种方法的确有助于提高办公的效率。
分类保存电子档案是一种方法，是一种技巧，也是一种习惯。只要我们坚持下去，一定会事半功倍，会收到令人满意的效果。

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