提升办公效率的信息化策略
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发布时间：2022-10-23 04:47
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时间：2024-11-18 23:36
口王鸣
合理运用信息化工具能使秘书的办公效率明显提高，有时甚至会产生事半功倍的效果。这就要求秘书除了熟练基本操作外，还能充分运用办公软件的某些高级功能，同时综合利用各种自动化办公工具以提升工作效率。本文围绕秘书主要的办公事务，对这些工具逐一加以阐述。
一、文本编辑
Word、WPS是秘书最常用的文档编辑软件，基本功能已为秘书所熟知，现介绍一些简单却易被忽视的策略以提升工作效率。
1．尽量用“文档结构图”而不是“滚动条”来查阅文档提纲。这适用于页码较多的文档，需要将各级标题的“样式”设置为“标题1”、“标题2”等。好处在于一目了然、脉络清晰，能自动生成目录、页眉和图表编号等。
2．尽量用“修订”功能而不是“改写”来修改多人编辑的文档。这样每一修改处都有标注，审阅人可以“接受修订”也可“拒绝修订”，既方便重点审阅标记部分，又便于恢复文档原始内容。
3．尽量用“压缩图片”而不是“原始图片”插入文档或网页通讯。这可大幅度减小文档，有利于附件发送、保存及打开等。方法是选择图片“打开方式”一“MicrosoftOfficePictureManager”，将图片压缩，使之分别用于文档、网页或电子邮件。
4．尽量学习和运用版面设计知识。不同版面给阅读者带来的是不同的体验。以字体为例，“宋体”显得规范，“隶书”显得沉稳，“黑体”常被用作文档标题，“仿宋”常被用作公文正文字体，“TimesNewRoman”则比“宋体”更适合数字。此外，文档的配色、行距、字号等也有讲究。比如为方便领导批阅草稿，一般应将字体放大，行距加宽。
5．尽量用“.pdf´’而不是“.doc”准备打印文档。将打印稿转换成“.pdf’格式，可防止操作中版面发生变化。当然，如果在打印前要做修改，则可以同时保存两种格式的打印稿。
二、报表统计
除了excel常用的基本操作外，注意以下细节有助于提升统计报表的质量。
1．尽量用“数据有效性”而不是“填表说明”来提示填表人。如果填表模板有标准化要求，与其用描述性的“填表说明”，不如在发布前就对单元格格式或数据有效性作设置，尤其可对“日期”、“数值”列加以设置。
2．尽量不加空格来编辑人名，以防止查找人名时缺漏。如输入“张三”而不是“张三”，虽然后者版面美观，但如果用于数据统计，则需避免因空格而影响日后的查找。
3．尽量用“冻结窗格”而不是手动缩小“列宽”来编辑跨度大的页面。如果表格栏目较多，纵横跨度较大，要善于运用“冻结窗格”，使表头部分在拖动过程中始终可见，方便编写和核对。
4．尽量用“页眉／页脚”而不是“合并单元格”来编辑表格标题。慎用“合并单元格”，可防止排序、复制粘贴时出错。改用“页眉”设置报表标题能使各页自动显示。另外，善用“页脚”的“第&页码页，总&总页数页”设置页码，可生成专业的页码标记，方便装订阅读。
5．尽量用“顶端标题行”而不是每页添加“标题行”。如果统计报表有多页，加标题行对阅稿人会显得十分“友好”，同时又美观、整齐、有序。而“顶端标题行”又比每页添加标题行高级，它自动生成，且省去了文档稍作改动后“牵一发而动全身”的顾虑。
6．尽量用“网格线”而不是给表格加“边框”。网格线能自动识别，美观适眼。“边框”则需手工添加，且在删除修改过程中易使边框缺失，影响美观。
三、沟通传达
除了常用的电话、邮件联系，秘书还需掌握各类沟通传达的方法和技巧。
1．尽量分开工作邮箱和私人邮箱。一可区分轻重缓急，二可多人共用工作邮箱。对于具体业务也可启用专用邮箱，比如科研成果统计，由于每年报送成果的时间集中，报送邮件密集，因此可设置专门邮箱，业务单一，便于管理。
2．尽量将若干个邮箱关联，通过同一平台登录操作。可通过操作系统自带的“outlook”或“foxmail”和“网易闪电邮”等类似功能软件，实时收发若干邮箱的邮件，不至于遗漏重要事务。
3．尽量升级并尝试使用邮箱新功能。比如可使用电子邮箱自带的网盘，而不需别的存储介质，这样就不存在携带不便、介质损坏、感染病毒等情况。及时对邮件归类整理，分别放入“个人重要邮件”和“工作重要邮件”等文件夹。
4．尽量利用网站、短信平台、邮件、电话确认等各类手段相结合的方式来发布通知。网站适合大范围的消息发布，范围广、内容丰富且开放。短信平台可通过PC客户端、手机等方式登录，实现即时互通。付费的短信群发服务适合重要通知的提醒；免费的即时通讯软件如飞信等，则适合个别人员之间的即时联系。
5．善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”来代替邮件的大规模群发。这种方法尤其适合将超大附件传送给多人的任务，可以此弥补邮箱附件太小和单次发送人数有*的劣势。秘书建立*流平台，有助于成员之间观点、资讯和情感的'交流。
四、信息搜索
除了常见的百度、谷歌、图书馆等信息搜索方式外，以下几种方法有助于完成更高级的搜索。
1．善于使用“filetype（文件类型）”来提升搜索质量。一般的搜索结果多为网页式消息，如果在搜索内容后加上英文输入法状态下的“filetype:doc”，则搜索结果为所有符合条件的word文档。同理，如果需要工作表或幻灯片，则在冒号后加入“xls”或“ppt´’。
2．善于使用各类“百科全书”来了解各领域的新知识。网络上已公开和比较好的免费百科有“维基百科”、“互动百科”、“百度百科”等。由于这类基于互联网的百科全书内容开放且更新速度相当快，通过此途径获取资料可拓展秘书的知识面，了解最新的资讯和动态。
3．善于使用“在线文档”来获取实用文书。比如百度文库、豆丁文档等，这些在线文档分享平台涵盖各行各业各类文档，当然也包括办公文档、应用文书。这些文档有特定的体例、格式，完整且专业，针对性较强。
4．善于使用“google学术搜索”或免费的“电子期刊”数据库来获取专业文献。“google学术搜索”还提供文献的引用次数以及搜索结果的排名等。这类搜索有助于秘书了解某个领域最重要的学术文献和研究动态。
五、移动办公
这是一种全新的办公模式，秘书可在任何时间、任何地点处理与业务相关的任何事情，由此摆脱时间和空间的束缚。
1．使用笔记本电脑和无线网卡。由于秘书经常要跟随领导开会、出差等，因此有必要随行携带笔记本电脑，以备开会演示、查阅数据和处理相关业务。这种模式适合外出开会、长短途公差，长时间使用需有电源接口。
2．使用手机智能客户端程序和移动通讯网络。随着IT技术的发展和成熟，智能手机已逐渐普及，基本能实现办公邮件、公文办理、通知通告、信息查询等功能，且由于便携、速度快、功能强大、界面美观友好而成为秘书的好助手。
六、其他
1．实时升级软件版本而不是固守旧版本。因为前者功能更强大且操作界面友好，重要的是它也能与后者兼容。
2．定时备份重要的、经常编辑的电子文档。备份周期根据业务性质可分为月、半年度等，也可为休假或法定节假日前。
3．适时启用更友好的输入法。谷歌拼音、搜狗拼音等基于词组或句子的输入法就优于“智能ABC”、“全拼”等基于字或词的输入法，前者还有输入记忆功能。
4．偶尔借助一些便捷的软件工具处理突发或阶段性事务。比如利用“FinalData”软件恢复损坏的U盘等存储介质，利用“BatchRename”软件批量修改文件名，利用扫描识别(OCR)软件完成纸质文件的数字化工作等。
5．日常使用“日程管理”、“事务提醒”软件进行时间管理。目前手机、计算机、邮箱等均有类似功能可供使用。
最后，做一份主要业务的OS（操作标准）或基本业务的流程表，将办公事务的信息化经验总结并实时更新，可提升秘书办公的整体水平。
参考文献：
[1]娄策群，朱虹，吴扬．论*机关的信息化管理*[J]．情报科学，2006(4)．
[2]刘家真，孙刚．我国基层*部门办公信息化问题研究[J]．图书情报工作，2010(23)．
（作者单位：华南师范大学经济与管理学院）
