办公秘书应具备的十二种能力

发布网友发布时间：2022-10-17 03:55

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热心网友时间：2023-01-26 03:31

办公秘书应具备的十二种能力

　　秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。下面就由我来谈谈这些能力。想了解更多相关资讯请持续关注我们应届毕业生培训网。

　　1 观察能力

　　一个好秘书必须具备良好的观察能力，即在工作中要时时、处处做有心人。要善于观察自己所服务的领导，对领导了解越多，双方工作的默契程度就越高。要善于观察业务过程，如所布置的工作进展如何、有何反馈信息等。要善于观察周围的环境，如同事间的关系是否融洽等，有利于掌握工作的主动权。人的观察力存在个体差异，这些差异与人的先天素质和后天实践活动及培养都有密切关系。良好的观察能力是不断培养和锻炼的结果。

　　2 记忆能力

　　记忆是人脑对过去经验中发生过的事情的反映。秘书职能的要点是领导功能的延伸与补充，领导往往要求秘书人员能够成为“信息库”。在记忆能力方面，秘书人员要做到“精确”与“持久”，精确就是准确精细地反映对象而不出偏差，持久就是对相关内容能够长久牢固记忆。良好的记忆能力也是不断培养和锻炼的结果。

　　3 分析判断能力

　　分析判断能力是指人对事物进行剖析、分辨和研究的能力。具备良好的分析判断能力，既是秘书工作的要求，也是领导对秘书人员的要求。分析判断能力较强的人，往往学术有专攻，技能有专长，在自己擅长的领域里有着独到的见解。秘书人员要具有较强的分析判断能力，必须有强烈的求知欲，养成勤思的习惯，在实践中不断培养和锻炼。

　　4 应变能力

　　所谓应变能力，就是当环境、条件、对手等发生变化时，能够及时采取措施迅速加以应对的能力。应变能力是种急智，是对秘书人员才智的全面检验，需要广博的知识、出色的智慧、敏捷的头脑和丰富的经验。培养应变能力，要养成事先策划、周密计划的习惯，要勇于实践、不怕跌倒，要善于总结、举一反三、积累经验。

　　另一方面是专业能力，即秘书人员的职业技能。

　　5 速记能力

　　速记是一种快速记录口语的技术方式，用简单的符号或代码和缩写规则把交际和思维中的口语转换成视觉形式。为了对领导的指示与口述、会议内容等作出迅速、准确的记录，秘书人员有必要学一点速记。

　　6 表达能力

　　表达能力指一个人把自己的'思想、情感、想法和意图等，用语言、文字、图形、表情和动作等清晰明确地表达出来，并善于让他人理解、体会和掌握。表达能力主要包括口头表达能力和文字表达能力。在这方面，秘书人员要做到“清楚明白、注意分寸、生动形象”。

　　7 听知能力

　　听知能力就是听懂、理解、记忆他人谈话的综合能力。秘书人员要有高度的注意力和准确迅速的理解力。良好的听知能力能帮助秘书人员在工作中准确领会讲话人的意图，这需要秘书人员多学、多听、多问、多思考。

　　8 编辑校对能力

　　日常工作中，文书制作及对文献资料的整理、会议信息的编写、工作通报和专业刊物的编撰等都涉及秘书人员的编辑与校对能力。要提高这方面的能力，需要秘书人员加强学习，提高语言文字水平，以便及时准确地反映各类信息，为领导的管理和决策服务。

　　9 办事能力

　　办事能力是秘书人员独立、高效地处理各种日常工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛，无论是内部工作还是外部工作，都要拿得起来。要提高办事能力，秘书人员应做到明确职责范围，知晓办事程序，区分轻重缓急。

　　10 操作设备能力

　　办公自动化设备的应用使秘书工作方式发生了巨大变化。这就要求秘书人员掌握多种专业化的事务工作技能，以提高办公设备的操作能力。

　　11 社交与公关能力

　　秘书人员要学习心理学知识，加强人格修养，了解掌握社交和公关的特点、原则和方法，提高情感沟通能力，言行有度，举止得体。

　　12 调研能力

　　秘书人员应掌握调查研究和统计的基本方法，学会收集各方面的信息资料，并善于综合分析，为领导决策提供参谋服务。

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