如何在office2007中实现一步制作邮件合并文档?
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发布时间：2022-04-23 05:58
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时间：2023-04-29 14:50
信件、请柬、通知书等公函类的文档有一个共同的特点，形式和内容相同，但姓名、邮编、电话等信息各不相同。此类文档需要批量打印或发送，因此OFFICE提供了“主文档-数据源”操作来实现批量处理，这一处理方式正式名称为：“邮件合并”。含有主体内容的文档称为主文档，包涵变动信息的文档就是数据源，数据源大多采用表格形式，可以使用WORD、EXCEL、ACCESS等表格。
1）操作过程简述
邮件合并的基本过程包括三个步骤：
A、建立主文档
主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。
B、准备数据源
数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。一般情况下，使用邮件合并来提高效率正是因为已经有了相关的数据源，如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。需要特别提醒的是， Excel表格可能会有一行标题。如果要用为数据源，应该先将其删除。
C、将数据源合并到主文档中
利用邮件合并工具，可以将数据源合并到主文档中，得到目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。
2）操作实例：制作新年贺信
对于打印贺信、贺卡、奖状等文件，通常采用的方法是将姓名和相关变动信息的位置空着，等到打印完毕再用手工填写,或者是分别更改姓名等信息再打印。利用Word邮件合并功能通过简单的几个步骤就可以轻松地批量制作和打印。
A、制作模板
新建一个WORD文档，按照既定格式输入贺信内容，需要插入姓名、职务、部门等变动信息的位置不输入任何信息，
B、打开邮件合并工具栏
选择“工具”/“信函与邮件”/“显示邮件合并工具栏”，打开邮件合并工具栏，
C、打开数据源
单击“打开数据源按钮”（左起第二个），选择所需要的数据源文件，当导入所需要的数据源文件后，邮件合并工具栏其余命令按钮立即转变为可操作模式。如本例中导入BOOK1中的SHEET1，如果只需要选择其中部分记录，单击“收件人”按钮（左起第三个），取消勾选不需要导入的收件人记录。如需要全部记录，则不进行任何操作即可，
D、插入变动信息
单击邮件合并工具栏上的“插入域”命令按钮（左起第六个），打开如下对话框，在需要插入的地方插入相应的字段名。
插入的字段会以书名号的形式显示在文档中。
E、合并邮件
单击“合并到新文档”按钮（右起第四个），完成文档合并，在弹出的对话框中点击全部，如需要查看合并效果，可以再合并文档之前，单击“查看合并数据”按钮（左起第八个 ）。然后保存合并后的文档。
要想取消邮件合并操作，单击“设置文档类型”按钮（左起第一个），在弹出的对话框中选择“文档类型”为“普通WORD文档”即可。
参考资料：来自孙老师的课件
