全宗内档案常用的分类方法和应用
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发布时间：2023-04-02 20:03
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时间：2024-11-23 16:30
定义： 全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的联系。
主要包括分类方法的选择、分类方案的制定、档案归档和案卷排列等内容。
分类意义：
一是档案经过区分全宗之后，如果不进行分类，仍然是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，成为一个有机整体，便于系统地提供利用；
二是不作分类，则立卷、排列和编目等工作无法进展；
三是库房空间使用规划、全宗指南及全宗文件卡片建立，都与档案分类密切相关。
2．全宗内档案常用的分类方法和应用
年度分类法： 就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别的方法。
一是文件上有不同年度的几种日期：
如：内部文件和一般发文以写成日期为根据；
收文以收到日期或公布、生效日期为根据；
指示、命令等指令文件以签署日期（落款日期）为根据；
计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的日期为根据；
跨年度的计划可放入开始的年度；
跨年度的总结可放入最后年度；
跨年度处理的专门案件、来往文书等，可放入关系密切的年度或最后结案年度；
二是文件上没有日期：
就要考证和判定文件的准确日期或近似日期，并按年度合理地归类。
判定方法：从文件内容、文件的制成材料、格式、字体和各种标记来判定日期；
专门年度：如学校的“教学年度”指的是9月1日至次年8月31日为一个学年；
组织机构分类法：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。
在一个机关里，各个组织机构都承担某方面的职能和任务，按形成文件的组织机构分类，可以较好地保持文件在内容上的联系，便于按照职能查找和利用档案。
注意事项：涉及几个机构的文件分类。
（1）经过本机关党组或*讨论而以行政名义发的文件，应归入行政机构内；
（2）业务机构起草而以机关名义发的，应归入机关的中心机构（如办公室）；
（3）几个机构联合办理的，应归入主办单位，也可归入“退存”的单位或最后承办单位。
问题分类法：也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分成不同的类别。
优点：
能使内容性质相同的文件比较集中，避免同类问题文件分散，能较好的保持文件之间内容方面的联系，便于按照专题查找和利用档案。
注意事项：
不要轻易打乱组织机构而先按问题分类，一般是不适合组织机构分类或每个机构内文件非常多的情况下，才使用问题分类法。
