如何分清主次,做好电话记录?
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发布时间：2022-04-30 00:00
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热心网友
时间：2022-06-26 16:14
很多单位的办公室都会有两部或两部以上的电话，以便提高效率，方便与更多的人联系并防止遗漏重要电话。当你面前同时有两部电话同时响起时，一定要分清主次和轻重缓急。先接事先预约的电话、重要人物的电话；先接公务电话；先接最先打来的电话。比如我们刚接起甲的电话，另一部电话就响起铃声。我们可以先向告诉甲，有另一个电话打来，请他稍等片刻，然后立即接通另一个电话，请对方等几分钟再打，或者接完第一个电话后马上回复对方。接下来，我们就能继续接甲的电话。这样能照顾到两个来电者的利益，同时不使我们失礼。
一个会接电话的人应该做到以下几点写下来电者的姓名和接听时间；简洁记录来电者所有谈话内容的要点；正确地记录专有名词，不明白之处要及时向对方询问；向对方复述所记内容的要点，确定准确无误。
接听过程中，你要随声应答，也就是适时使用“是的”“对”“好”等词语，表明你正在认真听对方讲话，同时这样做还能促使对方继续讲话，那么当对方滔滔不绝时，一直能听到你礼貌地回应，他会很高兴有你这么配合的听众。
如果对方打错电话，一定不要回应一句“你打错了”就挂电话，也许对方要找的正是你所在的单位，只是他找错部门了，这时你就要及时帮忙查一下，如果你怕麻烦而说不知道，那会损害了本单位的形象。
小王是一个小公司的职员，对待每个客户的电话都很认真。这次又来了个电话。“喂！是电脑公司吗？我刚买的电脑不能用啦，怎么回事啊？”“您好！这里是深达电脑公司，请问您找的是哪家公司？这里是销售部。我们的电话是……请问您从哪里买的电脑？”“没错，就是深达！我的电脑出毛病了，怎么回事呀？”“先生，您别着急，我这就把电话给您转到维修部，让他们具体帮您解决好吗？请稍等片刻。”小王将电话转到了维修部。后来客户发现是自己少接了一根线，原来电脑没有质量问题。因为小王服务态度好，客户特意对经理表扬了小王，又介绍朋友来公司买电脑。一个耐心的询问，一个及时的转接，无意中拉来了新的生意。
如果你没有把握解决他的疑问，一定不要干脆地说：“我不知道。”这种回答是够明确简洁的，却不能及格。正确的做法是：请能解决问题的人替你做答，或告诉对方查清楚了再回电给他。
