凭证管理
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发布时间：2022-05-12 10:32
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时间：2023-10-05 02:51
记账凭证是日常账务处理的起点，也是所有调查数据的最主要的一个来源。凭证管理主要完成对记账凭证的填制、修改、打印、汇总、出纳签字、审核和记账等工作。
一、填制修改凭证
（一）填制凭证
【操作步骤】
单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，显示单张凭证。
单击〖增加〗按钮或按［F5］键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上，输入或参照选择一个凭证类别字，如图3-5-1所示。
凭证编号：如果在【系统菜单】下的【设置】下的【选项】中选择“系统编号”则由系统按时间顺序自动编号。否则，请手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有5笔分录，当某号凭证不只一页，系统将自动在凭证号后标上几分之一，如：记-0001号0002/0003表示为记账凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。
系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。
在“附单据数”处输入原始单据张数。
用户根据需要输入凭证自定义项，凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息，单击凭证右上角的输入框输入。
输入凭证分录的摘要，按F2或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。
输入末级科目或按[F2]键参照录入，因为“事业支出”下的“项目支出”及其以下科目设置了部门核算和项目核算，在输入费用科目时会弹出窗口，如图3-5-2所示。必须同时输入工作手段（设置在部门核算中）和项目名称，才能进行下一步操作。
图3-5-1
图3-5-2
录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。
若想放弃当前未完成的分录的输入，可按〖删行〗按钮或［Ctrl+D］键删除当前分录即可在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。例如，填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到贷方，按下“=”键，系统自动填写300。
【功能按钮说明】
〖余额〗：可查询当前科目的最新余额一览表。
〖插分〗：插入一条分录。快捷键CTRL+I。
〖删分〗：删除光标当前行分录。快捷键CTRL+D。
〖流量〗：查询当前科目的现金流量明细。
〖备查〗：查询当前科目的备查资料。
【操作说明】
如何录入科目辅助明细：如果组成分录的科目有辅助核算属性，则系统提示要输入辅助明细内容，此功能只有在凭证第一次录入时有效，如图3-5-2。
如何修改辅助信息：当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可双击备注栏中所要修改的辅助项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。
（二）修改凭证
方法同填制凭证，单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，显示单张凭证。要修改哪一张凭证，通过点击“上一张”和“下一张”，翻到要修改的凭证，直接点击要修改的项目即可。
二、出纳签字
出纳凭证由于涉及单位现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
【操作方法】
选择主菜单【凭证】中【出纳签字】，显示“出纳签字查询条件”界面。
输入要查询的凭证类别，选择在凭证类别中定义的类别名称；
选择查询月份和凭证号范围；
如果要专门查询某一段时间的凭证，请选择“日期范围”，此时凭证号范围不可选；
选择“全部”显示所有符合条件的凭证列表，选择“作废凭证”或“有错凭证”显示所有符合条件的作废或有错的凭证，三者任选其一；
选择凭证来源于哪个外部系统，为空表示所有系统的凭证；
选择要对哪位审核人审核的、哪一位出纳员制作的凭证进行签字；
系统根据输入的查询条件，显示所有符合条件的凭证列表，输出“凭证一览表”；
已签字凭证背景为蓝色。摘要栏显示凭证的第一条分录的摘要；系统栏显示凭证来源；备注栏中作废凭证则显示“作废”，有错凭证则显示“有错”；
在凭证一览表中双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证；
点击〖查询〗按钮，可重新设置查询条件。
【操作说明】
出纳签字操作：
双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证，点击〖签字〗按钮，凭证下方出纳处显示当前操作员姓名，表示这张凭证出纳员已签字。若想对已签字的凭证取消签字，单击〖取消〗取消签字。
签字批量处理方式：
为了提高工作效率，系统提供对已审核的凭证进行成批签字的功能，选择横向菜单【主管】中的【成批出纳签字】和【成批取消签字】，可进行签字的成批操作。
补结算方式和票号功能：
如果在录入凭证时没有录入结算方式和票据号，系统提供在出纳签字时还可以补充录入。选择横向菜单中的【票据结算】，列示所有需要进行填充结算方式、票据号、票据日期的分录，包括已填写的分录；填制结算方式和票号时，针对票据的结算方式进行相应支票登记判断。
单位可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功能，可在【系统菜单】下的【设置】下的【选项】中取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。
三、审核凭证
审核凭证是审核员按照会计制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有审核权的人才能使用本功能。
【操作说明】
选择主菜单【凭证】中【审核凭证】，显示“审核凭证查询条件”界面。
输入要查询的凭证类别，选择在凭证类别中定义的类别名称；
选择查询月份和凭证号范围；
如果要专门查询某一段时间的凭证，请选择“日期范围”，此时凭证号范围不可选；
选择“全部”显示所有符合条件的凭证列表，选择“作废凭证”或“有错凭证”显示所有符合条件的作废或有错的凭证，三者任选其一；
选择凭证来源于哪个外部系统，为空表示所有系统的凭证；
选择要对哪位审核人审核的、哪一位出纳员制作的凭证进行审核；
输入审核凭证条件，显示凭证一览表；
在凭证一览表中，双击某张凭证，则显示此张凭证，如果此凭证不是你要审核的凭证，可用鼠标单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找；
选择【查看】菜单下的【查最新余额】，可查看选中科目的最新余额一览表；
通过菜单【查看】下的【科目转换】可切换显示科目编码和科目名称，用↑或↓键在分录中移动时，凭证辅助信息位置将显示当前分录的辅助信息；
审核人员在确认该张凭证正确后，单击〖审核〗按钮将在审核处自动签上审核人名，即该张凭证审核完毕，系统自动显示下一张待审核凭证；
若审核人员发现该凭证有错误，可按〖标错〗按钮，对凭证进行标错，以便制单人可以对其进行修改；
如何对一批凭证进行审核或取消审核：
单击〖查询〗，输入查询条件后按〖确定〗，屏幕显示符合条件的凭证，单击【审核】菜单下的【成批审核】，系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核；单击【审核】菜单下的【成批取消审核】，系统自动对当前范围内的所有已审核凭证执行取消审核。
注意：审核人和制单人不能是同一个人；若想对已审核的凭证取消审核，单击〖取消〗取消审核。取消审核签字只能由审核人自己进行；凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除；审核人除了要具有审核权外，还需要有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权，这个权限在“基础设置”的“数据权限”中设置；采用手工制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核；作废凭证不能被审核，也不能被标错；已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按〖取消〗取消标错后才能审核。已审核的凭证不能标错。
四、记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，如图3-5-3所示。
图3-5-3
【操作步骤】
记账向导一：
列示各期间的未记账凭证清单和其中的空号与已审核凭证编号，若编号不连续，则用逗号分割，若显示宽度不够，可用鼠标拖动表头调整列宽查看。
选择记账范围，可输入连续编号范围，例如1-4表示1号至4号凭证；也可输入不连续编号，例如“5，6，9”表示第5号、第6号、第9号凭证为此次要记账的凭证，选择完以后点击“下一步”按钮。
记账向导二：
显示记账报告，是经过合法性检验后的提示信息，例如用户此次要记账的凭证中有些凭证没有审核或未经出纳签字，属于不能记账的凭证，您可根据提示修改后，再记账，此步骤操作完以后点击“下一步”按钮。
记账向导三：
当以上工作都确认无误后，单击〖记账〗按钮，系统开始登录有关的总账和明细账，包括正式总账、明细账；数量总账与明细账；外币总账与明细账；项目总账与明细账，部门总账与明细账；个人往来总账与明细账，银行往来账等有关账簿。
五、恢复记账前状态
在实际记账过程中出现以下情况的，需要“恢复记账前状态”：
（一）记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后您再重新记账。
（二）在记账过程操作以后，发现有错误的。
【操作方法】
在期末对账界面，按下Ctrl+H键，激活【恢复记账前状态】功能，退出对账功能，在【凭证】菜单中显示【恢复记账前状态】功能。在对账界面，再次按下Ctrl+H键隐藏此菜单。
选择恢复方式：
◆ 最近一次记账前状态：这种方式一般用于记账时系统造成的数据错误的恢复。
◆ 上个月初状态：恢复到上个月初未记账时的状态，例如如果登录时间为2006.10，则系统提示可恢复到2006.9初状态。
选择是否恢复“往来两清标志”和选择恢复两清标志的月份，系统根据选择在恢复时，清除恢复月份的两清标志。
系统提供灵活的恢复方式，用户可以根据需要不必恢复所有的会计科目，将需要恢复的科目从“不恢复的科目”选入“恢复的科目”，即可只恢复需要恢复的科目。
凭证管理的操作还有其他方面，例如作废凭证、整理凭证、查看凭证、常用凭证的调用与增加、凭证打印、凭证汇总、常用摘要等等，在此不再赘述。
