了解目标受众是为了确保使用适当的语言和术语，以便有效地传达信息。

了解主题内容涉及收集相关信息和背景知识，确保内容准确、全面。

同时，了解文体要求是为了确定适合的公文类型和格式，如公告、备忘录或报告等。

最后，组织结构是指确定文档的逻辑顺序和段落结构，使其易于阅读和理解。